3 typer forretningsdokumenter

Bedrifter håndterer hundrevis av forskjellige typer dokumenter, men dokumentene kan vanligvis klassifiseres som informativ, negativ eller overbevisende. Typer meldinger kan overlappe; for eksempel kan en melding være både negativ og informativ. Nesten alle forretningsdokumenter forsøker å bruke dokumentets melding for å bygge goodwill ved å tilpasse seg behovene til den tiltenkte målgruppen. Forfattere tilpasser dokumenter avhengig av en rekke målgruppevariabler, inkludert målgruppens størrelse, stilling og karakteristikk.

Informative dokumenter

Informative dokumenter inkluderer regnskap, nyhetsbrev, forskningsrapporter, oppsummeringer, takknemåter og kontojusteringer. Transmittaler er en annen form for informativ melding som forklarer hva som sendes. Fakser og e-post med vedlegg kommer ofte med overføringsbrev. For å gi den tilsiktede meldingen, bør informative dokumenter være relevante og korte, eller enkle hvis kort ikke er mulig. Positive informative dokumenter trenger ikke det samme nivået av goodwillbygging som overbevisende eller negative dokumenter, men informative meldinger bør fortsatt vise hensyn til den tiltenkte målgruppen.

Negative dokumenter

Negative dokumenter brukes til en rekke formål, ofte for å be om unnskyldning eller forklare en negativ situasjon. Typer av negative dokumenter inkluderer avslag, disiplinære merknader, negative ytelsesvurderinger, oppsigelser og avfyringer. For å bygge eller reparere goodwill kan forfattere av negative dokumenter forsøke å omarbeide informasjonen som positiv eller overbevisende. Forfattere av omarbeide negative dokumenter må sørge for at de negative elementene fremdeles forstås og at publikum forstår dokumentets tilsiktede melding.

Overbevisende dokumenter

Overbevisende dokumenter forsøker å overbevise publikum om å abonnere på forfatterens synspunkt. Annonser, CVer, ytelsesvurderinger og innkjøpssamtaler er alle typer overbevisende dokumenter. Å skrive et overbevisende dokument kan ta litt mer strategi enn å skrive andre typer dokumenter fordi forfatteren må forutse og motta potensielle publikumsinnvendelser. Overbevisende dokumentforfattere kan adressere publikumsinnsigelser ved å appellere til følelser og gi grunner til å ta umiddelbar handling.

Building Goodwill

I tillegg til de andre formål, bygger forretningsdokumenter vanligvis eller gjenoppretter goodwill med det tiltenkte publikum. Goodwill lar publikum vite at dokumentets avsender er gjennomtenkt og vennlig. Denne vurderingen gjør publikum mer sannsynlig å forstå og handle på dokumentmeldingen. Dokumentforfattere demonstrerer goodwill ved å arrangere informasjon for å passe publikumets behov, understreke positiv informasjon, vise høflighet og strukturere dokumentet i henhold til næringslivsstandarder

Anbefalt