5 prosedyrer for å sikre sikkerheten til lønnsopplysninger
Den avgjørende funksjonen til lønnsavdelingen i kombinasjon med den følsomme medarbeidsinformasjonen innebærer at sikkerheten er en viktig bekymring. Typen av informasjon og måten den lagres på, spiller en rolle i hvor godt du beholder dine medarbeiders økonomiske opplysninger, juridiske problemer og personlig informasjon beskyttet.
Sikre fysisk miljø
Den fysiske utformingen av lønnsavdelingen påvirker sikkerheten til informasjonen. Eventuelle fysiske kopier av dokumenter som inneholder personlig informasjon må alltid låses opp. Arkivskap med lås fungerer godt for dette formålet. Posisjonsbord, slik at dataskjermene ikke er synlige fra døren eller av de som går i nærheten. Hold dørene til lønnskontoret låst med tilgang bare til lønnstakere og autorisert ledelse. Hvis noen dokumenter lagres offsite, velger du et sted som gjør det mulig å holde dokumentene låst opp med tilgang bare av autorisert personell.
Grense tilgang
I tillegg til de fysiske forholdsregler, må et selskap etablere retningslinjer for tilgang til lønnsinformasjonen. For eksempel kan enkelte ansatte vanligvis få tilgang til sine egne poster, men andre ansatte bør ikke ha tilgang til kollegaer. Bestem hvem som har tilgang til hver ansattes poster og hvordan tilgangen håndteres. Ta med den spesifikke informasjonen til ansatt i stedet for å la han hente den. Tilsyn mens arbeidstaker er i lønnsavdelingen er også nøkkelen til å opprettholde sikkerheten.
Etablere elektronisk sikkerhet
Siden flertallet av lønnene håndteres elektronisk, er valg av programvare og selskapets elektroniske sikkerhet avgjørende. Ditt firma trenger en brannmur for å beskytte datasystemer og databaser. Passordbeskyttelse på alle datastasjoner gir ytterligere elektronisk beskyttelse. Arbeid med IT-avdelingen eller med en uavhengig konsulent for å oppgradere sikkerheten din, og utføre regelmessige kontroller for å sikre at systemet fungerer som det skal.
Standardiser eksterne forespørsler
Eksterne henvendelser om lønnsopplysninger lar deg åpne for et potensielt brudd. Mens kreditorer, kredittforetak og andre enheter med økonomisk interesse kan kontakte deg, er det ingen måte å verifisere hvem som faktisk er i den andre enden av linjen. Du kan få samtaler som søker å verifisere inntekter for en ansatt eller fra kreditorer som vil garnere lønn. Opprett et standard system for å spørre om denne informasjonen skriftlig. I tilfelle av garnish må de riktige juridiske kanalene følges. Tren alle lønnsmedarbeidere på de riktige prosedyrene for å utlevere personlig informasjon om ansatte.
Håndtering av riktig håndtering
En mindre mengde dokumenter og informasjon på hånden betyr mindre mulighet for sikkerhetsbrudd. Når det er mulig, begrens antall gjenstander som beholdes, med mindre det er nødvendig for skatt eller revisjonsårsaker. Når du slipper av dokumenter, er riktig avhending avgjørende. Opprett retningslinjer for håndtering av sensitive dokumenter, som bør omfatte sikker klyvning av materialene.