5 trinn til kommunikasjonsprosessen på arbeidsplassen

Som småbedriftseier vil du sannsynligvis tilbringe den bedre delen av hver dag kommunisere - kommunisere med dine ansatte, kunder, potensielle kunder, leverandører, så vel som hvem som vet hvem som helst. Så det virker som en smart idé å oppdatere minnet om de fem trinnene i kommunikasjonsprosessen, slik at du kan skarpere dine ferdigheter. Elektrotekniker Claude Elwood Shannon publiserte det som har blitt kjent som "moren" til alle kommunikasjonsmodeller i en mattejournal i 1948. Hans ideer lever videre, blandet med noen moderne utfordringer, at småbedriftseiere ofte står overfor på arbeidsplassen.

Formulere en ide

For mange bedriftseiere er det enkleste trinnet i fem-trinns prosessen å formulere en ide for en melding, fordi det er en impuls. Meldingen faller ofte under kategorien "god nyhet" (" Jeg gir deg en kampanje! ") Eller den ikke så gode nyhetskategorien (" Den malcontent-kunden din har lagt inn en annen klage .")

Utfordring for småbedriftseier: Når du har utnyttet en persons oppmerksomhet, kan det også være fristende å ta med andre saker også til bordet. Men ikke risikere å fortynne eller forvirre meldingen din; hold deg til ett tema og hold fokuset rett og slett på det alene.

Kode inn og utvikle meldingen

"Koding" er en annen måte å si om å konvertere eller oversette en ide til en melding. Hvis du noen gang har tenkt, "Jeg vet hva jeg vil si; Jeg vet bare ikke hvordan jeg skal si det, "da sitter du sannsynligvis fast på kodingstrinnet. Det kan være vanskeligere enn mange småbedriftseiere tror.

Utfordring for småbedriftseier: Ta deg tid med dette viktige skrittet og, som forfattere ofte gjør, «snakk» deg gjennom grove flekker. Velg ordene nøye, velg klare, direkte ord og vilkår. Eschew retoriske spørsmål, som kan forveksle mottakeren av meldingen din.

Melding reiser over et medium

Først må du bestemme hvilket medium som passer best for meldingen din før du sender den. Mest kommunikasjon skjer over visuelt eller auditivt medium. Overvei et ansikt til ansiktsmøte for å være en kombinasjon av de to, noe som kan være ideelt for dine formål, siden du kan styrke dine ord med ikke-verbale tegn.

Utfordring for bedriftseieren: Vurder miljøet der mediet ligger. Det kan forstyrre en nøyaktig dekoding av meldingen. Hvis for eksempel et miljø er for varmt, støyende eller på annen måte distraherende, bør du vurdere ditt valg.

Mottaker mottar og dekoder melding

Det er ingen tvil om at dette kan være det mest usikre trinnet i kommunikasjonsprosessen. Og hvis du velger et ansikt til ansiktsmøte med en ansatt eller kunde, vil du sannsynligvis innse dette faktum det andre du ser et forvirrende utseende, vasket over mottakerens ansikt.

Utfordring for småbedriftseier: Husk å plassere fokuset der det tilhører: på mottakerens tolkning av meldingen. (Enkelt sagt, du hadde din tur, nå er det hans.) Han kan stille spørsmål som han prøver å tolke, analysere og forstå budskap, men ikke alltid. Gi ham litt tid til å gjøre det.

Tilbakemelding fra mottaker avslutter prosessen

Tilbakemelding er avgjørende for kommunikasjonsprosessen med fem trinn fordi den bidrar til å sikre at en melding ble riktig forstått. I møte-til-ansikt møter kan tilbakemeldinger gjengis umiddelbart, noe som gir en fordel. En skriftlig kommunikasjon og respons (som i en e-post) kan foretrekkes av småbedriftseiere som ber om tidspressen. Men mellom potensialet for forsinkelser og feilfortolket ord og vekt, kan det undergrave en bedriftseieres beste hensikter.

Utfordring for småbedriftseier: Selv om mottakeren nikker i samtykke - alltid et godt tegn - ta det ekstra skrittet for å be ham om å omformulere det til din fordel. Dette er en aktiv lytteferdighet, som er spioneringen, fordi den kan redusere kommunikasjonsbrudd. Det var ikke laget av Claude Elwood Shannon, men det er sannsynlig at han ville ha godkjent sin enkle stil. Han visste, så vel som hvem som helst, hvor mange hindringer som kan forstyrre den "enkle" toveisaktiviteten til kommunikasjon.