5 trinn i en prosjektkommunikasjonsplan i prosjektledelse

Prosjektkommunikasjon er en koordinert innsats av alle gruppemedlemmer, fra prosjektlederen som er ansvarlig for den samlede meldingen og hvordan den leveres, til individuelle gruppemedlemmer som bidrar til prosessen. Prosjektkommunikasjonsplaner følger de grunnleggende spørsmålene om hvem som vil motta informasjon, hvilken informasjon som skal kommuniseres, hvordan vil informasjon bli formidlet og hvor ofte og til slutt hvem i prosjektgruppen vil være ansvarlig for å levere informasjonen.

Publikum

Prosjektteamet må identifisere alle publikum som vil motta kommunikasjon. I et stort selskap vil informasjonsteknologisk prosjektkommunikasjon levert til tekniske og utviklingsgrupper variere mye fra informasjon til ledende ansatte, mellomstyring eller administrativt ansatte. Andre eksempler på ulike publikum innenfor en stor organisasjon vil være ansatt for å utføre sluttbruker testing eller å skrive sluttbruker dokumentasjon.

Informasjonsbehov

Hvorvidt kommunikasjon kun distribueres til tekniske eller funksjonelle lag eller adressere et bredere publikum, skal hver melding som leveres, være forberedt for en bestemt målgruppe. Hvis det finnes flere forskjellige målgrupper med ulike behov, bør innholdet i hver melding også varieres for de tiltenkte mottakere. Et eksempel på informasjonsteknologi ville være kommunikasjon av tekniske spesifikasjoner som skulle leveres til utviklere. Samme informasjon vil ikke bli levert til alle sluttbruker system testere, bare de som er ansvarlige for dokumentasjon.

Media

Selv om elektronisk kommunikasjon som e-post kan være det mest effektive kommunikasjonsmiddelet, er det ikke alltid det mest effektive i kommunikasjon av prosjektinformasjon eller å levere opplæring. Prosjektteamet bør også vurdere nyhetsbrev, videofiler eller webinars. Gruppe presentasjoner og rådhus møter for å gi spørsmål og svar sessioner kan også gis for å kommunisere prosjektmål, brukeropplæring eller prosjektresultater.

timing

Kommunikasjon for ethvert prosjekt skal starte i planleggingsstadiene. Selv om de første faser av kommunikasjon ikke vil være like robuste som de i nærheten av prosjektets slutt, er det første trinnet for å sende planlagte endringer i en hvilken som helst infrastruktur eller prosess kritisk for å motta innkjøp fra alle parter. Informasjonsflyten skal håndteres av prosjektgruppen i samordning med ledende ansatte i en organisasjon. Denne koordinasjonen er å definere hvilken informasjon som skal leveres på ulike punkter under prosjektprogresjonen.

Arbeidsoppgaver

Prosjektteamet kan være ansvarlig for all prosjektkommunikasjon, eller en bedrifts kommunikasjonsenhet kan bli bedt om å yte assistanse. Imidlertid håndteres kommunikasjon, bestemte kommunikasjonsoppgaver skal tilordnes ved å starte i planleggingsfasen av et prosjekt. Selv om roller kan endres i løpet av prosjektets levetid, må en plan for delegering av kommunikasjonsoppgaver utarbeides på forhånd.