7 trinn til et papirfritt selskap

I et papirløst selskap kan du erstatte rader med arkivskap og stabler med døde trær med potteplanter og tydelig plass. Konvertering av eksisterende filer til et elektronisk format gjør dem enklere å lagre, dele og søke. Med det riktige elektroniske backupsystemet på plass, er et papirløst kontor også trygt fra tapte eller skadede filer.

Få innkjøp av ansatte

Hvis dine ansatte er nølende eller motstandsdyktige mot bytte til et papirløst kontor, vil du aldri gjøre bryteren vellykket. Start diskusjoner tidlig og ofte med så mange ansatte som mulig om papirløse alternativer til deres nåværende arbeidsflyt. Identifiser de medarbeiderne som er mest interessert i å bytte til papirløs, og involvere dem i pilotprosjekter for å konvertere deler av virksomheten. For eksempel kan en resepsjonist bli vant til å sende e-postmeldinger i stedet for å skrive dem ned.

Pare ned filer

Det er ingen mening i skanning og konvertering av papirarbeid som du egentlig ikke trenger i utgangspunktet. Begynn med å sortere eksisterende filskap eller stabler papir og fjerne utdatert materiale, for eksempel gamle notater eller utgåtte manualer, som du ikke trenger. Rådfør deg med advokat og regnskapsfører for å lære hvor mange års kvitteringer og bedriftsoppføringer du bør holde.

Skann og OCR eksisterende dokumenter

Kjøp en skanner som følger med OCR-programvare, som skanner dokumenter automatisk til søkbare PDF- eller Word-filer. En dobbeltsidig skanning med høy volum som aksepterer flere papirstørrelser, fra kvitteringer til ark i juridisk størrelse, skal dekke behovene til de fleste arbeidsplasser. For kontorer som ikke kan unngå å skanne store mengder dokumenter regelmessig, bør du vurdere å gi hver ansatt en stasjonær skanner for å eliminere linjer på en større maskin.

Registrer deg for papirløs fakturering

De fleste selskaper tilbyr papirløse faktureringsalternativer, der de sender fakturaer og kvitteringer i stedet for å sende dem. Ikke bare vil dette kutte ned på papirbelastningen, men noen forhandlere tilbyr til og med rabatt eller bonuser hvis du slår av papirpost. Kontroller at den utpekte mottakeren lagrer disse postene på en sentral plassering, ikke i sin personlige e-postkonto, for å sikre fremtidig tilgang.

Bytt til elektronisk faks

Online-tjenester som eFax og FaxZero, kombinert med en skanner, kan helt erstatte en tradisjonell faksmaskin. Gi ut din elektroniske faksmaskin og motta innkommende fakser som e-postadresser. Send en faks ved å laste opp en skannet eller datamaskingenerert PDF-fil. Disse tjenestene kan til og med automatisk generere et dekselark for deg.

Rydde gjenværende dokumenter

Kaste år verdt av klient og skatteoppføringer i søppelkassen ut igjen kan være en uventet gave til en tyv eller en nosy konkurrent. Sørg for at du tar forholdsregler ved avhending av skannede dokumenter, for eksempel å ansette et makuleringsfirma for å ødelegge sensitive poster.

Sikkerhetskopiere dine elektroniske filer

Hvis du ikke sikkerhetskopierer filene dine, kan en enkelt mislyktes harddisk eller strømstyrke slette hele forretningsloggen. Sett opp et sentralt filarkiv, for eksempel en delt server, og lag innholdet opp regelmessig til en ekstern, ekstern server. En geografisk distribuert sikkerhetskopieringsplan beskytter deg mot harddiskfeil, så vel som stedbaserte trusler som jordskjelv eller branner.