8 trinn av en bedrifts organisasjons innkjøpsprosess

I motsetning til forbrukernes kjøpevaner har bedrifter vanligvis en mer formell tilnærming til innkjøp. I stedet for å foreta impulskjøp, vil bedrifter sammenligne priser, sammenligne leverandører og sammenligne kvaliteten på varer og tjenester før de fullfører et salg. Selv om enkelte selskaper kan bruke mer tid på bestemte skritt i prosessen, eller de kan eliminere visse trinn i sin helhet, kan de fleste forretningsmessige kjøp deles inn i åtte forskjellige trinn.

1. Et problem er identifisert

Innkjøpsprosessen starter ikke før noen identifiserer et problem i organisasjonen, som kan løses ved å kjøpe en god eller tjeneste. Alle i organisasjonen kan starte dette - fra en kundeservice rep ut av skriverpapir - til administrerende direktør som bestemmer at det er på tide å utvide til et større anlegg. I noen tilfeller kan en selger hjelpe noen i organisasjonen til å identifisere et behov som ingen tidligere hadde anerkjent.

2. Generell Behov Beskrivelse

Etter at et problem er identifisert, bestemmer organisasjonen hvilket produkt eller tjeneste som kreves. Når et kontor er ute av skriverpapir, kan kontorsjefen bestemme at mer papir er nødvendig. Imidlertid kan en programvareingeniør i samme selskap foreslå at organisasjonen blir papirløs ved å gi alle ansatte på kontoret med nettbrettet.

3. Produktspesifikasjon

Når det generelle behovet er avtalt av de som har innkjøpsmyndighet i den organisasjonen, vil de da begrense mulighetene ved å spesifisere hva produktet eller tjenesten skal tilby. Hvis de har bestemt seg for tabletter, vil de da spesifisere størrelsen de vil ha, hvor mye minne tablettene tilbyr, og så videre. Hvis de bestemmer seg på papir, vil de bestemme mengden og kvaliteten på papiret som kreves.

4. Leverandørsøk

Det tredje trinnet i kjøpsprosessen innebærer å lete etter potensielle leverandører. Hvis selskapet ikke allerede har et etablert forhold til en leverandør som tilbyr produktet, så må selskapet ofte se på nettet, delta på messer eller kontakte leverandører via telefon. Kjøperne avgjør om leverandørene er anerkjente, økonomisk stabile og om de vil være rundt for fremtidige krav.

5. Forespørsel om forslag

For store kjøp skriver organisasjoner vanligvis en formell RFP, en Forespørsel om forslag, og sender den deretter til sine foretrukne leverandører. Alternativt kan de gjøre prosessen offentlig slik at alle kan sende inn et forslag. For mindre kjøp kan dette være så enkelt som å se på prisen på et nettsted.

6. Leverandørvalg

I denne delen av prosessen vurderes leverandørforslag og priser for å avgjøre hvem som tilbyr den beste prisen og den beste kvaliteten. Ofte er prisen alene nok til å vinne en organisasjon, da mange bedrifter vil veie prisen mot finansieringsalternativer, leverandørens omdømme og om en leverandør kan tilby organisasjonen med fremtidige varer og tjenester eller ej.

7. Bestillingsbeskrivelse

Når den vinnende leverandøren er valgt, plasserer organisasjonen bestillingen. Dette kan innebære etablering av kreditt hos leverandøren, avtale om vilkår, samt gjennomgang av forsendelsestider og andre leveranser som kan komme med salget, for eksempel installasjon eller produktopplæring.

8. Performance Review

Etter at produktet har blitt levert eller tjenesten er utført, vurderer organisasjonen kjøpet for å se om det oppfyller akseptable standarder. For større kjøp kan dette være en formell gjennomgang med viktige beslutningstakere i organisasjonen og leverandørens salgspersonell. For mindre kjøp er det ofte uformelt. Hvis selskapet for eksempel bestilte en kasse med papir som kom sent eller ble skadet, kan selskapet bestemme seg for ikke å kjøpe fra leverandøren igjen uten å informere leverandøren om et problem.

Anbefalt