Fordeler og ulemper ved manuelle regnskapssystemer

Med de mange programvarealternativer som er tilgjengelige for regnskaps- og bokføringsoppgaver, kan manuelle systemer virke som en fortid. Likevel gir manuell bokføring med dobbelt innføring det sterkeste at mange regnskapsprogrammer gjenoppretter funksjonene til dobbeltoppføringssystemet i programvaren, for eksempel kraft- og naturfeilkorreksjonspotensialet. Når du veier alternativene, kan manuelle inngangssystemer fortsatt ha plass i kontorer.

Hvordan manuell regnskap fungerer

Ethvert moderne regnskapssystem registrerer transaksjoner knyttet til forretningsvirksomhet med sikte på å kommunisere selskapets økonomiske helse til interessenter, enten de er ansatte, bankforvaltere eller private investorer. Systemene skilles grovt inn i fire sykluser:

• inntekter

• Kjøp

• lønn

• General Journal

Manuelle regnskapssystemer bruker fysiske poster, pads av papir og bøker, på hvilke transaksjoner som er oppgitt for hånd. Regnskapssider har fire eller flere trykte kolonner og flere rader, naturlige divisjoner for nødvendig informasjon, for eksempel dato, beskrivelse og dollarbeløp. Numeriske oppføringer har vanligvis plass til hvert siffer.

Tidsskrifter og ledgers omfatter arbeid og slutteksemplarer av dokumenter, ofte med separate bøker for de ulike regnskapene. Kontantsalg kan være ett sett, for eksempel, mens lønnslisten kan være en annen. Resultatene av disse arbeidsdokumenter er vanligvis kombinert i selskapets hovedbok.

Fordel: Feilkorrigering

Til tross for bekvemmeligheten og markedsuttrykket av databaserte regnskapssystemer, gir manuell regnskap fortsatt flere fordeler som gjør det til et levedyktig alternativ. Den første er feilkorreksjon. Dobbeltregistrering, tilskrevet Luca Pacioli, en italiensk fra det 15. århundre, gir en naturlig måte å beskytte mot datainngangsfeil og nummertransposisjoner. Hver transaksjon blir oppgitt som en debet på en konto, og en kreditt på en annen konto. Prøvebalanser sammenligner alle debet og alle kreditter. Hvis disse ikke samsvarer, oppstår en feil et sted i kontoene.

Fordel: Datasystemfeil og filkorrupsjon

Datasystemer lagrer data på måter som ikke ofte forstås av mange brukere. Å åpne feil fil med gamle data eller støte på en datafil med digitale feil kan ødelegge gyldigheten av dine nåværende data. Manuelle systemer bruker en enkelt fil, storboksen, for hver konto. Det finnes ingen annen versjon med lignende data som kan være forvirret.

Fordel: Alltid tilgjengelig

Strøm eller internettbrudd hindrer ikke at du jobber med kontoer med mindre du er kastet i fullstendig mørke.

Ulempe: Dataregistreringsfeil

Dobbeltregistrering i et manuelt system er vanskelig, siden hver transaksjon må registreres for hånd, to ganger. Mange regnskapsprogrammer bruker en dobbeltoppføringsmetode, men andre oppføringer opprettes automatisk. Mens dette ikke vil stoppe et feil nummer fra å bli oppgitt, eliminerer det uoverensstemmelser mellom første og andre oppføringer.

Ulempe: Potensielt tap av fysiske kopier

Selv om digitale data kan bli ødelagt, kan effektive sikkerhetskopier beskytte data, inkludert kopier utenfor nettstedet, som for eksempel i serveren til sky server. Tidsskrifter og ledgers, som er fysiske bøker, er utsatt for tap. Tyveri eller brann kan bety at alt selskapets regnskapsdata går tapt. Duplisering og lagring av hovedboken på stedet kan være en tidkrevende oppgave, sammenlignet med mange digitale lagringsalternativer.

Ulempe: Kunnskap om regnskapsmessige prosedyrer

I motsetning til mange kommersielle programvarepakker er manuelle regnskapssystemer ikke optimalisert for enkel bruk, og du kan heller ikke forvente kundesupport eller proprietær hjelp. En bokholder eller revisor vil være nødvendig for å starte opp og opprettholde ditt manuelle regnskapssystem.