Fordeler og ulemper med å bruke standardisert skriftlig kommunikasjon i organisasjoner

Skriftlig kommunikasjon på arbeidsplassen kan bestå av en rekke dokumenter, fra e-post og notater til arbeiderhåndbøker og nettsider. Skriftlig kommunikasjon i noen form kan bli arkivert for fremtidig referanse. Disse kommunikasjonene påvirker også bildet av en organisasjon over tid. Standardisert skriftlig kommunikasjon kan også bidra til eller forringe organisasjonens merkevare og identitet. Det er både fordeler og ulemper ved bruk av standardisert skriftlig kommunikasjon i organisasjoner.

standardisering

Standardisering av skriftlig kommunikasjon kan komme i en rekke former. For eksempel kan organisasjonen rett og slett mandat at alle notater skrives på firma brevpapir med et bestemt format. Individuelle organisasjoner kan utvikle sine egne skriftlige kommunikasjonsstandarder, eller de kan stole på industristandarder. For eksempel kan organisasjonen kreve at arbeidstakere følger en bestemt skriftstyreguide som Associate Press (AP), som brukes i journalistikkindustrien eller APA-veiledningen for de fysiologiske fagene.

Fordeler

Standardiseringen av skriftlig kommunikasjon som brukes av en organisasjon, forbedrer troverdigheten i firmaet, samt med kunder og leverandører. Standardisert kommunikasjon er lett identifiserbar. Standardisert skriftlig kommunikasjon kan også forbedre nøyaktigheten og spare tid. Bruken av standardisert kommunikasjon kan også bidra til å forhindre svindel. For eksempel, hvis en kunde blir vant til å motta spesielt formaterte e-postmeldinger fra hennes bank, vil hun være mer sannsynlig å gjenkjenne en e-post fra en svindel som utgir seg for å jobbe hos banken. Kunden kan da rapportere svindel-e-posten til de aktuelle myndighetene.

ulemper

Selv om standardisering av skriftlig kommunikasjon kan være nyttig for en organisasjon, er det viktig å forstå at det er noen ulemper. For eksempel må organisasjonen trene arbeidstakere for å bruke det akseptable formatet, som noen ganger kan være kostbart. Endelig kan ekstremt stive standarder hemme arbeideren fra å uttrykke budskapet på en lettforståelig måte. Sterk standardisering kan også svekke kreativiteten. Det er avgjørende for ledere og arbeidere på alle nivåer å forstå når det er hensiktsmessig å avvike fra organisasjonens retningslinjer for skriftlig kommunikasjon.

Webstandarder

Mange former for skriftlig kommunikasjon i en organisasjon kan til slutt ende opp på selskapets nettside eller i en bedriftsdatabase. Standardisering av slike skriftlige dokumenter er avgjørende. Standardiserte dokumenter blir enkelt kategorisert og katalogisert av datasystemer, noe som gjør dem lett tilgjengelige for arbeidstakere. I tillegg er riktig formaterte webdokumenter enkelt søkt og indeksert av søkemotorer, noe som gjør organisasjonens nettsider lettere tilgjengelige for investorer og potensielle kunder.