Bankregler for ideelle organisasjoner

Nonprofits trenger bankkontoer for å samle inntekter som brukes til å flytte nonprofitens oppdrag fremover. Et ideell selskap er et selskap som er gitt "fritatt organisasjon" status av Internal Revenue Service. Banker følger vanligvis de samme reglene for å åpne og vedlikeholde kontoer som de gjør med profittorganisasjoner med noen variasjoner. Individuelle banker og individuelle ideelle organisasjoner kan ha egne regler og forskrifter for økt sikkerhet.

Mottaker Eier Regel

The Financial Crimes Enforcement Network fastsetter regler for å forhindre hvitvasking av penger og andre økonomiske forbrytelser. En slik FinCEN-regel er regelen "beneficiary owner" som krever at bankene skal validere at eieren av en ny konto er en ekte person eller enhet. Nonprofits er unntatt fra denne regelen, selv om bankene fortsatt må "kjenne din kunde" og utføre riktig due diligence for å forhindre økonomiske forbrytelser.

Selv om dette ikke er en regel som de fleste ideelle organisasjoner trenger å bekymre seg for, følger banken regler og potensielt flagg kontoer der det er bekymring for eierskap og intensjon. Nonprofits kan etablere interne protokoller for å sikre at endringer i ideelle nøkkelpersoner adresseres på måter som hindrer et bankflagg. En eksempelprotokoll er å beholde minst to offisernavn på kontoen til enhver tid, men ikke tillate både å endres i samme år. På denne måten er det alltid konsistens.

Åpningskontoer

Sjekk med din spesifikke bank om deres interne krav til å åpne nye ideelle organisasjoner. I det minste, ta med inkorporeringspapiret, IRS-skatteidentifikasjonsnummeret og IRS-bokstaven for unntatt status. De fleste banker vil også ha det siste møtetid og valg av offiserer som undertegnet av sekretæren. Sekretæren bør være til stede når du åpner kontoen eller foretar endringer. Vanligvis er kasserer og minst en annen offiser navngitt som skilt på kontoen.

Banken krever kanskje ikke en dobbel signatur for sjekker, noe som betyr at to personer må signere en eller annen sjekk over en viss verdi, si $ 100. En nonprofit bør imidlertid inkorporere dette i sine vedtak som standard praksis for å gi beskyttelse mot uautoriserte transaksjoner.

Det er klokt for ideelle organisasjoner å skape en policy der personen som håndterer pengene ikke er den som signerer kontrollene. Hvis den samme personen gjør begge deler, bør det alltid være to personer som teller og bekrefter innskudd.

Møte minutter bør gjenspeile godkjenning for store utgifter eller vanlige budsjettelementer. Protokoll må godkjennes av styret i ideell for gyldighet.

Spør bankrepresentanten hvis det finnes programmer tilgjengelig for ideelle organisasjoner. Noen banker avstår månedlige avgifter for veldedige organisasjoner.

Rapportering av kontantbetalinger

Banker følger en kontantbetalingsregel som er pålagt av IRS for FinCEN som en del av hvitvaskingsovervåking og anti-terroristhandlinger. Regelen fastslår at en enkelt transaksjon eller to eller flere relaterte transaksjoner som er lik mer enn $ 10 000 i kontanter innskudd, må rapporteres. Banken fullfører IRS-skjema 8300, Rapport over kontantbetalinger over $ 10.000 mottatt i en handel eller virksomhet. Dette er ikke bare for ideelle organisasjoner, men nonprofits trenger å forstå at store fundraisers hvor store kontanter og sjekk innskudd gjøres i løpet av noen få dager, vil utløse rapporten.

Mesteparten av tiden er rapporten arkivert som en godartet handling. Men hvis det av en eller annen grunn flager selskapet, er det avgjørende at nonprofit har eksepsjonell bokføring og nøyaktige minutter med arrangementer og innsamlingsaktiviteter. Manglende overholdelse av IRS-forespørsler kan føre til tilbakekalling av ideelle organisasjoner.