Business Letter Adress Etiquette

Et godt skrevet og godt formatert forretningsbrev gir deg muligheten til å imponere en potensiell klient eller annen næringsdrivende. Første inntrykk er en viktig del av å oppnå og holde kunder. Du vil ikke gå glipp av en mulighet fordi du feilstavde en kundes navn eller ikke visste hvem du adresserte. Det er best å alltid vite hvem du skriver til og for å unngå å bruke "Til hvem det kan dreie seg om" i brevet.

Innvendig adresse

Alle forretningsbrev skal inneholde mottakerens adresse, kalt den innvendige adressen, i nærheten av toppen. Skriv inn adressen om en tomme under datalinjen, på venstre side av brevet. Inkluder personens fulle navn, hvis du vet det, så vel som bedriftsnavnet. Skriv også ut hele adressen, inkludert by, stat og postnummer. Hvis du sender brevet til et annet land, inkluderer du landnavnet på linjen under byen. Skriv inn landnavnet med alle store bokstaver.

titler

Du bør nesten alltid bruke en tittel når du adresserer en person i et forretningsbrev. For eksempel, når du skriver inn den indre adressen, skriver du "Mrs. Ann Smith" i stedet for "Ann Smith." Unntaket til dette er hvis personen har honorære initialer, for eksempel Ph.D. Hvis det er tilfelle, er det overflødig å skrive "Dr. Ann Smith, Ph.D." Bruk den ene eller den andre, men ikke begge. Hvis du adresserer en kvinne, og du er usikker på om hun er gift eller ikke, bruk alltid "Ms" i stedet for "Frøken" eller Frøken. "Hvis en person har et androgynt navn og du ikke er sikker på kjønn, må du ikke bruke" Mr. "eller" Ms "og bare skrive ut personens fulle navn.

Flere mottakere

Behandle et brev til flere personer på en av to måter. Hvis du skriver et brev til en avdeling, skriver du navnet på avdelingen som den første linjen til den innvendige adressen, deretter firmanavnet og resten av adressen. Under adressen, skriv "Attention", etterfulgt av din primære kontakt i den avdelingen. Et annet alternativ er å adressere brevet til en enkelt person, og skriv deretter "CC" på slutten av brevet, etterfulgt av fullt navn og adresse til enhver annen person som vil motta den.

hilsen

Med mindre du har et personlig forhold til mottakeren, bruk personens tittel og etternavn i hilsen. Hvis du er usikker på tittelen, bruk hele navnet, for eksempel "Kjære Lynn Smith." I et forretningsbrev, bruk alltid et kolon etter hilsen, selv om du bruker personens fornavn. Lagre kommaer for personlige brev. Hvis du adresserer flere personer i en avdeling, skriv noe som "Kjære damer og herrer" eller "Kjære leger" som hilsen.

Anbefalt