Slik arrangerer du et forretningsmøte

Møter gir deg og dine forretningskollegaer mulighet til å styrke arbeidsforhold, utveksle ideer og løse problemer. Det er imidlertid ikke alltid så enkelt å sette opp et møte som å sende en e-post med en forespørsel om å møte. Det er logistikk som skjer bak kulissene for å sikre at folk kommer opp på rett sted, til tiden og med de rette ideene.

Åpenbaringsformål

Det første du må vurdere når du arrangerer et forretningsmøte, er hvorfor det må skje. Noen møter fokuserer på lagbygging og gjør bedriften til et mer engasjerende sted. Andre støtter planlegging eller gjennomføring av langsiktige prosjekter, eller bryter nyheten om en kampanje. Møter som er uformelle, kortere eller færre deltakere, er mindre tilbøyelige til å kreve en agenda. Når du trenger en agenda, inkluderer møtet tittel, dato, deltakere og overordnet mål øverst i dokumentet. Følg med sentrale temaer for diskusjon - inkludert introduksjoner og neste trinn som nødvendig.

Bestem deltakerne

Velg deltakere for møtet som er i umiddelbar sløyfe når det gjelder informasjon som skal kommuniseres eller beslutninger skal treffes. Det er tekniske aspekter til hvem du inviterer, men det er også en "smak" du vil opprette. Ideelt sett er møtedeltakere ivrige etter å lære og dele - respektfullt å gi så mange ideer som de tar. Personer som lager viktige beslutninger, bør være mottakelige for all informasjon og villige til å investere i de best mulige utfallene. Unngå å invitere mer enn åtte deltakere for å opprettholde god flyt og struktur. En moderator bidrar til å holde møtet på sporet.

Søk praktisk beliggenhet

Velg et møtested som er praktisk for mål og antall deltagere. Hold et team-building møte i et stort åpent rom som støtter breakout grupper eller til og med fysiske aktiviteter. Et konferanserom på et felles gulv med bærbare plug-ins eller kanskje en interaktiv tavle kan være et ideelt sted. Å diskutere en kampanje kan finne sted i et privat kontor som lover noen forstyrrelser. For fellesrom, reservere deg på forhånd. Konferansesamtaler krever innkommende linjer og passord. Webhotell, ofte kombinert med telefonkommunikasjon, har sine egne protokoller, inkludert nettbasert møteplass og passord.

Finn tiden

Planlegg en møtetid som er praktisk for alle deltakere. Bruk elektroniske kalendere i selskapets nettverk for å identifisere mulige spor. Men aldri planlegge et møte med disse verktøyene. bekreft hvilke alternativer som fungerer best for hver person. E-postprogrammer, som Google og Microsoft Outlook, tillater deg å sende møteinnbydelser om at andre kan godta eller avvise. Du kan også bruke tradisjonell e-post, sende en gruppemeddelelse med ikke mindre enn tre potensielle tider. Be andre om å svare på muligheter som ikke virker for å komme til tider som gjør det.