Slik holder du data trygt

Data består av all den datastyrt informasjonen din bruker for å overleve. Den inneholder en oversikt over dine finansielle transaksjoner, navnene og adressene til kundene dine, og de ansattees personnummer og skatteopplysninger. Du må oppbevare disse dataene ikke bare fra fysiske katastrofer som brann eller elektriske strømmer, men fra sikkerhetshack og virus.

1.

Be medarbeiderne om å inngå en ikke-avslørende og konfidensialitetsavtale når de ansettes. Dette forhindrer dem i å distribuere informasjonen din til tredjeparter, hvis de slutter eller blir misfornøyde med retningslinjene dine. Ta med spesifikke straffer hvis brudd oppstår. Hvis kundeinformasjon er viktig for bedriften din, må du be arbeiderne om å undertegne en konkurranseklausul.

2.

Tren dine ansatte i sikkerhetsprosedyrer. Mange datainstitusjoner og høgskoler tilbyr slik opplæring, hvis du ikke klarer å gjøre det selv. Denne utdanningen kan inneholde viktigheten av å bruke lange passord at de endrer seg ofte, hvordan man gjenkjenner phishing og andre svindel, og hvordan man sikrer og senere sikkert ødelegger skjemaer som kunder har skrevet ut konfidensiell informasjon på.

3.

Sikre datamaskinene og andre enheter. Dette kan være like enkelt som å legge til passordbeskyttelse på bærbare datamaskiner, eller som involvert som å gi låsbare områder for skrivebordene dine som krever spesielle ID-er for å få tilgang til. Hvis du reiser med enhetene dine, bør du vurdere å installere programvare som hjelper deg med å finne dem under tap, eller som kan slette harddiskene ved å trykke på en knapp.

4.

Bruk programvare for å beskytte systemene mot virus og malware. Installer en brannmur for å blokkere farlige programmer eller spionprogrammer før de har en sjanse til å infisere datamaskinene dine. Vær forsiktig med å åpne ukjente filer eller mistenkelige e-poster, og oppdatere operativsystemet og viruskontrollene, slik at de kan håndtere de nyeste inntrengningene effektivt.

5.

Sikkerhetskopier dataene dine jevnlig. Utfør daglige sikkerhetskopier på slutten av hver virkedag, så hvis databasen din er slettet, vil du ha mistet mest mulig en dags verdifulle informasjon. Dette kan gjøres automatisk med programvare, så det er ingen fare for at du eller dine ansatte vil glemme å gjøre det. Lagre sikkerhetskopieringsmedia utenfor stedet, så hvis en katastrofe rammer din fysiske plassering, er informasjonen din beskyttet. Bruk om mulig nettverks- eller skylagringsfirmaer som kan holde informasjonen din på flere steder. Hvis du trenger å gjenopprette sikkerhetskopiene et annet sted, kan disse selskapene gjøre det fra det stedet som er nærmest deg.