Hvordan lovlig ansette noen for din småbedrift

Småbedriftseiere står overfor en rekke føderale og statlige reglementer om ansettelse av ansatte, og du må overholde disse forskriftene. De inkluderer å skille mellom en uavhengig entreprenør og en ansatt, som bekrefter at ansatte er lovlig autorisert til å jobbe i USA og gjør obligatoriske fradrag fra arbeidstakernes lønnsslipp.

1.

Søk om et ID-nummer fra Internal Revenue Service. Du trenger EIN for skatterapporteringsformål til IRS og når du rapporterer data om dine arbeidere til bestemte statlige byråer. Kontakt IRS direkte for å søke om en EIN.

2.

Bestem om en ansatt er en uavhengig entreprenør eller en ansatt ved å gjennomgå IRS regelverket. En uavhengig entreprenør er selvstendig næringsdrivende, mens en ansatt er noen som utfører tjenester som kan kontrolleres av arbeidsgiveren. Spesielt har en arbeidsgiver lovlig rett til å kontrollere hvordan en ansatt utfører sine tjenester.

3.

Bekreft arbeidstakerens kvalifisering til å jobbe i USA ved å ha sin fullstendige Form I-9, Verifikasjon for ansettelsesberettigelse, utstedt av US Citizenship and Immigration Services. Du må fylle ut skjemaet og undersøke dokumentasjonen som arbeidstakeren sender for å bekrefte at hun er kvalifisert til å jobbe i landet eller hennes statsborgerskapsstatus. Du kan bare be om dokumentasjon som er angitt på I-9-skjemaet.

4.

Gi den nye ansatt en IRS-skjema W-4 for å fullføre for føderal inntektsskatt tilbakeholdende formål. I motsetning til sosial sikkerhet og Medicare skattholding, som er basert på flate prosenter, avhenger føderal inntektsskattholding på IRS Circular E skattestatistabeller og registreringsstatus og antall kvoter som ansatt påstår på hans W-4. Det er vanskelig å vite riktig mengde av føderal inntektsskatt for å holde tilbake fra ansattes lønnsslipp uten W-4.

5.

Kontakt statlig inntektsvirksomhet for gjeldende retningslinjer for statlig og lokal inntektsskatt. Noen få stater krever ikke at ansatte skal holde statsskatt, mens noen krever det pluss lokal inntektsskatt. Staten kan kreve at du gir en ny ansatt et skjema som er skilt fra W-4 for å fullføre for statsobligasjoner og lokale inntektsskatt. Videre kan staten kreve at du registrerer deg for et statlig arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (SEIN) for statens lønnsskatteformål.

6.

Registrer deg med ditt statlige nyutleieringsrapporteringsprogram, som krever at du rapporterer nye leieavtaler og rehired ansatte til staten kort tid etter leie- eller reire-datoen. Programmet hjelper statlige barnehagtshåndhevelsesorganer å finne foreldre som skylder barnestøtte og utsteder inntektsbestemmelser mer effektivt. Føderal lov krever at du sender inn syv dataelementer: arbeidsgiver navn, adresse og føderale EIN, og ansattes navn, adresse, personnummer og leie dato. Statens lov kan ha tilleggskrav.

7.

Skaff arbeidstakers erstatningsforsikring i henhold til statlige krav. Arbeidsgivere kan få forsikringen gjennom statsarbeidernes erstatningsforsikringsprogram, på selvforsikret basis eller gjennom en kommersiell forsikringsselskap.

8.

Kjøpe funksjonshemming forsikring hvis staten krever det. Denne forsikringen krever at du gir erstatning for delvis lønn til ansatte som ikke kan jobbe på grunn av en ikke-relatert skade eller sykdom. California og New Jersey er to stater som krever denne forsikringen.

9.

Kontakt US Department of Labor, Lønn og Timedivisjon for føderale arbeidsforskrifter om minimumslønn, tips, opptak, pauser, måltidsperioder og overtidslønn.

10.

Rådfør statlig arbeidsavdeling for statlige arbeidskrav. Staten kan følge noen føderale arbeidslover, eller det kan ha sin egen minimumslønn, brudd, opptaksregistrering og overtidsbestemmelser.

11.

Registrer deg med statlig arbeidsstyrke for statlig arbeidsledighetsskatt. De fleste bedrifter er pålagt å betale føderal og statlig arbeidsledighet skatt. Du betaler føderal arbeidsledighetsskatt til skattemyndighetene og statsledighetsskatt til statsledigheten eller arbeidsstyrken.

12.

Hent en kopi av IRS-publikasjon 15, arbeidsgiverens skattehåndbok, for instruksjoner om hvordan du opprettholder føderale skatter fra arbeidstakernes lønnsslipp og betaler dem til skattemyndighetene. Publikasjonen forteller deg også hvordan du betaler dine egne føderale skatter til IRS.

Tips

• Følg føderale likestillingsloven som forbyr arbeidsdiskriminering. Dette inkluderer diskriminering mot ansatte og potensielle arbeidstakere basert på rase, religion, farge, alder, nasjonal opprinnelse eller kjønn.