Hvordan lage et regnskapsrapport
En måte å kontrollere bedriftens utgifter på er å kreve at ansatte legger ut kostnadsrapporter. Når du krever forhåndsutgiftutgiftstillatelse og dokumentasjon etter kjøp, og opprette utgiftsgrenser og -politikker, kan du redusere utgifter for reise- eller prosjektarbeid. Ved hjelp av et enkelt regneark kan du lage profesjonelle utgiftsmeldingsskjemaer for din bedrift. Mange nettsteder tilbyr gratis kostnadsrapportmaler du kan bruke, inkludert kommersielle og universitetsnettsteder som gjør deres kostnadsrapporter tilgjengelig for offentlig visning.
Utgiftsrapporter versus innkjøpsordrer
Utgiftsrapporter varierer ofte fra forespørsler om innkjøpsordre fordi de innebærer utgifter som ikke kan betales på forhånd, inkludere noen form for reise eller er involvert i personlig trening. For eksempel, hvis en ansatt deltar på et lokalt verksted, kan hun sende inn en kostnadsrapport for parkering, lunsj og alt materiale hun kjøpte på arrangementet. Hun ville sende inn en bestillingsanmodning om registreringsavgift på forhånd.
Gå gjennom brukerpolitikkene dine
Før du begynner å opprette et regnskapsrapportark, må du vurdere utgiftspolitikkene dine. Hvis du ikke har en skriftlig politikk, bør du vurdere å opprette en. Dette vil hjelpe deg med å lede ansatte i deres utgifter og redusere ansattes klager om å bli sittende fast med ikke-refunderbare utgifter. Politikkene dine kan inkludere å sende inn en forhåndsforespørselsforespørsel som må godkjennes av en veileder. Du kan begrense daglige utgifter på mat, sette regler for tipping, kreve at ansatte gir kvitteringer fremfor kredittkortopplysninger og send inn kvitteringer for kjøp som overstiger et visst beløp.
Bestem deg om dine informasjonsfelt
Bestem hva du vil ha på din kostnadsrapport, jobber med ledere og revisor. På toppen av arket inkluderer plass til ansattes navn, avdeling, formål med utgiften, reisedato og veiledernavn. Felles utgiftsrapportfelt inkluderer transport, losji, måltider, drosjer, underholdning, frakt og tipping. Eksempler på frakt inkluderer en arbeidstaker sende bokser til et messe eller prøver til hans hotell for å vise en potensiell klient, for eksempel. Oppgi utgiftsområder over toppen av arket og gi tomme felt for beløp nedover siden. I tillegg til utgiftsområder, inkluderer områder for veiledere å godkjenne. Du kan opprette et ark som viser forhåndsoverslag, med felt for ledere å godkjenne med signatur eller initialer. Du kan da få felt for faktiske utgifter, hvilke ansatte som kommer inn etter sine reiser, og samtidige felt for godkjenning etter tur-veileder.
Opprett koder
Avhengig av hvor mange ansatte som skal bruke rapportene dine, vil du kanskje tilordne koder til bestemte felt for å gjøre det enkelt for bokholderen å spore data. Hvis du tilordner en kode til hver avdeling, kan du for eksempel raskt se hvor mye en av lederne dine bruker på reiser eller måltider. Du kan bruke brevkoder - for eksempel A, B og C - for avdelinger og tall - for eksempel 01, 02 og 03 - for utgifter. Din bokholder ville da kunne bruke A02 for å finne utgifter på en bestemt utgift for en bestemt avdeling.
betraktninger
Noen ansatte legger tilfeldigheter på hotellrommet regninger, og deretter sende inn et kredittkortoppsummering som bare viser totalregningen uten detaljer. Krev at ansatte legger inn hotellromregninger for refusjon. Unngå å la ansatte bestille flybillettene basert på hvor mange hyppige flygerpoeng de får, enn på laveste pris, ved å ha din regnskapsperson gjennomgå og godkjenne flyreiser. Hvis du betaler for hyppig reise, bør du vurdere å bestille arbeidsturer og holde hyppige flyger miles eller poeng for din bedrift. Du kan ende opp med to eller flere gratis turer per år som du kan bruke til forretningsreiser.