Hvordan lage et tomt arbeidsplan
Ved hjelp av et tomt, utskriftsvennlig arbeidsplan ark sparer små bedriftseiere og deres ansatte tid ved å ha alle en samme side. Arbeidstidsplaner kan brukes som tidsark for lønn og menneskelige ressurser; som veiledning for ansatte å prioritere sin tid; eller som masterplaner for ledelsen for å indikere hvilken av sine ansatte som er på jobb for et gitt skifte. Å lage et tomt regneark ved hjelp av programvare gjør tidsplanen profesjonell i utseende og lett å distribuere.
Opprette din egen mal
1.
Velg omfang og type arbeidsplan. For enten en månedlig eller ukentlig tidsplan, opprett en tabell med en kolonne for hver arbeidsdag i uken (fem kolonner for en mandag til fredag arbeidsuke), minst en kolonne til venstre for kategorier, og en kolonne til høyre for ytterligere informasjon eller totalsummer. Antall rader vil variere av hvor mye detalj du registrerer.
2.
Opprett bordet. Hvis du bruker et tekstbehandlingsprogram, sett inn et bord i et tomt dokument. I et regnearksprogram som Microsoft Excel, velg antall rader og kolonner du vil fylle ut, og legg til en ramme til cellene.
3.
Skriv inn kolonneoverskrifter. I en fem-dagers arbeidsuke skal kolonneoverskriftene fra venstre til høyre begynne med en tom celle etterfulgt av ukedager, mandag til fredag. Den endelige kolonneoverskriften skal være merket "Total".
4.
Legg til radetiketter. Begynn på den første raden under kolonneoverskriftene, skriv inn kategoriske beskrivelser, for eksempel "Medarbeider" eller "Skift", med "Antall timer" under den.
5.
Legg grenser mellom cellene i bordet ditt. Du har nå et bord som har ukens dager over de øverste kategoriske etikettene som går ned til venstre og en total kolonne helt til høyre. Hvis timeplanen din er ukentlig, er malen nesten fullført. Hvis tidsplanen er månedlig, kopier og lim inn radene under overskriften fire ganger, slik at du har fem hele arbeidsuke, nok til å tegne en hvilken som helst arbeids måned.
6.
Legg til instruksjoner. Lag en kort liste over instruksjoner over eller under tabellen som forteller brukerne hvordan du skal fylle ut arbeidsplanen. Hvis arbeidsplanen skal opprettes av en leder og legges ut for at ansatte skal lese, må du kontrollere at instruksjonene også forteller brukerne hvordan de skal lese det ferdige arket.
7.
Format tabellen. Sett inn formatering som fet skrift i kolonneoverskriftene og radetikettene, endre grenser og farger, og legg til en tittel over bordet.
8.
Lagre dokumentet eller regnearket for senere bruk.
Opprette et arbeidsplan fra en mal
1.
Søk på Internett for en gratis mal i enten tekstbehandling eller regneark. Hvis du for eksempel bruker Microsoft Office, går du direkte til siden "Maler" på Microsoft Office-nettstedet og skriver "arbeidsplan" i søkeboksen.
2.
Last ned malen som passer best for dine behov.
3.
Endre tekst og formatering av malen for å tilpasse den til din situasjon.
4.
Lagre en ny kopi av den endrede malen for fremtidig bruk.
Ting som trengs
- Tekstbehandling eller regnearkprogramvare
Tips
- Hold tidsplanen enkel. Jo færre kolonner, rader og tekst du legger på malen, desto lettere blir det for brukeren å lese og fylle raskt.
- Det finnes mange gratis maler tilgjengelig online. Se om man møter dine behov før du bruker tiden til å lage din egen.
advarsler
- Vær forsiktig når du laster ned fra nettsteder. Malware kan distribueres på nettsteder som foregår å tilby gratis maler. Sørg for at nettstedet er trygt, og helst et kjent, anerkjent nettsted, før du velger å laste ned en fil.
- Hvis sluttbrukerne skal fylle ut timeplanen elektronisk, behold en sikkerhetskopi på en annen plassering dersom en bruker ved et uhell endrer eller sletter filen.