Hvordan lage en klientdatabase for en liten bedrift
Hvis du kan bruke et enkelt regneark, kan du opprette et verdifullt og kraftfullt verktøy for å administrere bedriftens kunder. En kundedatabase kan være mer enn bare en liste over kundenes navn, titler og kontaktinformasjon. Ved hjelp av en rekke koder og overskrifter kan du raskt sortere en klientdatabase for å hjelpe deg med å opprette forskjellige lister for ulike bruksområder.
Samle informasjonen din
Samle all informasjonen du vil gå inn i dokumentet. Ikke begynn å jobbe hvis informasjonen din er ufullstendig - hvis du for eksempel har e-postadresser for enkelte kunder, men ikke for andre. Du kan fortelle deg at du får de andre dataene senere, men å skrive inn informasjon i en database kan være tidkrevende og kjedelig; å måtte legge til data i tverrsnitt vil dra prosjektet ut, og resultatet kan være en ufullstendig database.
Opprett overskrifter
Det du legger inn i databasen er like viktig som hvem som er i den. Tydelig valg for overskrifter - der du skal legge inn bestemte data - inkluderer firmanavn, kontakt, tittel, postadresse, telefonnummer og e-postadresse. For å lage en mer nyttig database, ta med overskrifter som identifiserer kundene dine med koder som angir forretningstype, dollarvolum, verdi for virksomheten din og andre forholdsverdier.
Kode for eksempel kunder som A, B og C basert på deres verdi for når du vil opprette en liste over dine beste kunder for en spesiell kampanje. Opprett en kode som angir hvilke kunder som betaler sakte. Kode klienter av hvilken type produkt de kjøper eller salgsrepresentanten de jobbet med. Ta med en "Notater" kolonne for diverse notater om enkelte klienter.
Skriv inn dataene dine
Å skrive inn dataene kan virke som en enkel oppgave, men ett feil brev eller tall kan redusere en databases brukbarhet. For eksempel kan en skrivefeil i din rangering, produkttype eller salgsrekordkolonne resultere i en sortering som etterlater en god klient eller inkluderer en svak klient i en slags du utfører for et viktig prosjekt.
Mange kaste ut visittkort og brevpapir eller slette e-postmeldinger de bruker til databaseoppføringer. Hvis du gjør dette etter at du har oppgitt informasjonen din feil, kan du kanskje ikke finne den riktige informasjonen senere. Når en person har lagt inn dataene i databasen, må en annen person gjennomgå hver oppføring ved å sammenligne den med dokumentet som informasjonen ble skrevet inn fra.
Øvelsesløpssorter
Etter at du har angitt informasjonen din og opprettet klientdatabasen, lager du en kopi og bruker den til å praktisere sortering av informasjonen din. Fremhev all informasjonen i dokumentet, og finn deretter programmets "Sorter" -knapp. Sorter etter rad eller overskrift du vil ha informasjon om, og sorter deretter videre ved hjelp av typen parameter som programmet tilbyr. Hvis du for eksempel vil sortere kundene dine etter deres verdi for deg, klikker du på "Sorter" -knappen i kolonnen "Verdi", og velg deretter "Stigende" eller "Nedstigende" avhengig av om du vil at dine A- eller C-klienter skal vises. først. Prøv sortering med to variabler, for eksempel verdien av klienter i en bestemt tilstand. I dette scenariet klikker du på "Sorter" -knappen, velg "Verdi" og velg deretter "Stat".