Slik sørger du for at du er forberedt på en kick-off-møte

Vis ut ditt forberedelser og tillit til å fullføre et prosjekt på ditt neste kickoff-møte ved å ta deg tid til å forberede deg på det. Forberedelse er viktig for å være i kontroll over kickoff møtet når det starter. Planleggingen av prosjektet ditt vil bidra til at kickoffet ditt går jevnere og vil hjelpe hele prosjektet med færre problemer. Tidsplaner, budsjetter og støttedokumenter er de elementene du vil bruke mest tid på å forberede og gjennomgå før møtet.

Snakk med sjefen

Snakk med kontoadministratoren som fikk kunden til å forplikte seg til prosjektet hvis kickoff-møtet er av denne typen. Du kan også møte med en leder som hadde den opprinnelige ideen til prosjektet. Få kopier av den første prosjektplanen, arbeidsoppgaven og budsjettet, som du kan bruke som grunnlag for å forberede din egen tidsplan og budsjett. Du kan se hva kundens eller lederens forventninger angår ressurser og tidslinje. Kontoadministratoren kan også gi deg litt bakgrunn på kunden. Ring kunden eller lederen hvis du ikke kjenner ham godt til å introdusere deg selv.

dokumenter

Samle alle prosjektrelevante dokumenter og opprett et utkast til risikoliste, budsjett og tidsplan. Mens du ikke vet alle de faktorene som spiller for å skape endelige versjoner av disse dokumentene før møtet, kan du få en start på dem og være mer forberedt på eventuelle spørsmål fra møte deltakere om disse emnene.

mål

Skriv ned alle resultatene og prosjektmålene. Du kan ta de beste beslutningene om prosjektet når du har definert disse komponentene. Bekreft dem med din veileder eller kunde - den som eier prosjektideen eller har myndighet over det.

Lag medlemmer

Rekruttere lagmedlemmer og definere sitt ansvar. Fordel ressurser for å fullføre prosjektet fra bedriftens bedriftsledelse, ledelse, drift og tekniske avdelinger. Opprett en kontaktliste for medarbeider for å distribuere på møtet. Under møtet spør gruppemedlemmene om å bekrefte sitt ansvar og ressurser.

Presentasjon

Lag en profesjonell presentasjon ved hjelp av dataene du har samlet. Arbeidsoppgaven bør veilede antagelsene om prosjektet på dette tidspunktet. Endringer som må skje som kommer opp i kickoff-møtet, kan legges til tidsplanen og andre dokumenter etter møtet. Ta med en prosjektforutsetningsliste. Hvis gruppemedlemmene dine er valgt for prosjektet, for eksempel, og det er en prioritet for alle, må dette oppgis tydelig.

Rute

Planlegg kickoff møtet med alle deltakerne, og tilbyr flere alternativer for møttider og datoer. La deltakerne vite når du vil sende dokumentasjon før møtet for at de skal gå gjennom. Bestill et konferanserom og konferansesamtaler når du har en fast dato for møtet. Planlegg også for mat og drikke og la deltakerne vite hvor lenge møtet varer - ca 90 minutter - og om maten vil bli gitt.