Slik administrerer du arkiveringssystemer for byggeprosjekter

Et godt utviklet arkiveringssystem er et viktig element i god byggeprosjektledelse. Ikke bare må arkiveringssystemet holde styr på rådgiver, entreprenør og leverandøransvar, leveranser og tidsfrister, men det må også legge til rette for dokumentinnhenting fra en rekke steder. Av denne grunn vedtar de fleste byggfirmaer et standard filidentifikasjons- og kodingssystem, som StandardFormat-standarden for konstruksjonsforskrifter, eller enhetlig arkiveringssystem. Et kodet system gjør filbehandling betydelig lettere og letter kommunikasjon mellom interesserte parter.

Etablere et rammeverk

Et byggeprosjekt arkiveringssystem krever en metodikk, for eksempel om å organisere filer etter kilde eller emne, et identifikasjonssystem og en utpekt avdeling eller person som er ansvarlig for å administrere den. Ofte er strategien en byggebransjen skaper bare en gang og vedtar som en del av sine standard operasjonsprosedyrer. Et prosjektmøte som normalt holdes før byggeprosjektet begynner, kommuniserer standarder og prosedyrer for styring og vedlikehold av filer som overføres mellom kontoret og arbeidsstedet eller mellom entreprenør og underleverandører eller prosjektkonsulenter i løpet av prosjektet.

Still inn omfanget

Standard operasjonsprosedyrer definerer omfanget av byggeprosjektets filbehandling. For de fleste prosjekter begynner filhåndtering ved å sette opp et grunnprosjektbinder på det tidspunktet selskapet legger inn et kontraktsforslag. Et grunnleggende bindemiddel inneholder vanligvis en etikett som identifiserer prosjektets tittel, nettsted, år og prosjektnummer og en kopi av arkiveringsidentifikasjonssystemet som skal brukes som indeksreferanse. Filhåndtering slutter ved å samle prosjektutvikling og byggeposter i en permanent prosjekthistorikkfil når byggefirmaet mottar en endelig betaling.

Filbehandling Prosess

Målet med god filbehandling er å administrere både tid og informasjon på en effektiv måte. Et bindemiddel som er delt inn i store prosjektkategorier i henhold til filidentifikasjonssystemet, er et must. Fargekodede indeksfaner identifiserer hovedkategorier og seksjoner, for eksempel sideoppkjøp, planlegging, budkonkurranse, budgivning, bygging, inspeksjon, kontrakter, garantibeskrivelse og juridisk. Forvent at et enkelt bindemiddel skal utvides til flere bindemidler etter hvert som prosjektet utvikler seg. Selv om flertallet av prosjektdokumentene er arkivert i bindemidlet, må det etableres en felles, sentral plassering for elementer som for eksempel store tegninger for å passe.

Opprettholde sikkerheten

God filbehandling inneholder også informasjonssikkerhet. For eksempel, med mindre det er absolutt nødvendig, må ikke originale dokumenter forlate lokalene. Bruk dokumentutgangs- og innsjekkingsprosedyrer for å sikre at når originale dokumenter går utenfor lokaler, for eksempel når du reiser mellom kontoret og arbeidsstedet, vet filhåndteringspersonell hvem som har dokumentene så vel som hvorfor og hvor dokumentene er går. Lag byggeprosjektfiler på et sikkert sted, og begrense filtilgang til enkeltpersoner som er involvert i prosjektet som har behov for å vite.