Slik sporer du en medisinsk brukskonto
Kundefordringer er det beløpet kundene skylder deg på slutten av regnskapsperioden. De oppstår når du gir dine medisinske tjenester på kredittvilkår. Kontinuerlig sporing av kundefordringer gjør det lettere å betale gjeld. Din medisinske firma risikerer å akkumulere tap ved misligholdelse av dine fordringer. Som sådan kommer avgjørelsen om å tilby helsetjenester på kredittvilkår, det ekstra ansvaret for å administrere kundefordringer.
Tidlig fakturering
Forbered og send fakturaene dine umiddelbart etter at du har gjort medisinske tjenester på kreditt. Hver faktura skal ha kundens navn, kontonummer, transaksjonsdato, beskrivelse av utførte medisinske tjenester, eventuelle rabatter og totalbeløp. Disse detaljene vil være svært avgjørende for å spore dine fordringer etter at de er overført til salgskalender og generalkontoer. Fakturaer er også nyttige i tilfelle feil eller uoverensstemmelser, for eksempel overcharges og undercharges, som kan oppstå i fremtiden. Gjør oppfølgingssamtaler for å bekrefte at kundene dine mottok fakturaene sine.
Aged Debitors Report
En eldre debitorrapport er en tidsplan for debitorer, beløpet hver klient skylder og forfallsdatoen for gjeldene. Forbered en eldre debitorrapport i et regneark. Rapporten skal ha kolonner for dato, kundenavn og kundekonto koder, samt 30 dager, 60 dager, 90 dager og 120 dagers kolonner. Liste dine kunder i radene i alfabetisk rekkefølge for å lette enklere kontroll. Hopp over to rader etter det siste klientnavnet og sett inn ordene "Totalt beløp." Marker den tilstøtende cellen på 30-dagers kolonnen, og klikk på AutoSum på regnearkmenyen for å få den totale kundefordringen for 30-dagers perioden. Gjenta prosedyren til 120-dagers kolonnen. En slik eldre debitorrapport oppsummerer hver kundes fakturaer og lar deg spore innkrevingen av gjeldene etter hvert som de blir forfalt. Hvis en faktura som forfaller til betaling 60 dager fra salgsdagen, for eksempel går over til 90 dager, bør dette hente en alarm for at du skal sende påminnelsesbrev eller e-post til forespørsel om betaling. Eventuelle gjeld som forblir utestående i mer enn 120 dager, bør utløse mer aggressive handlinger som å engasjere gjeldssamlere eller saksøke gjeldssviktere.
Overvåkingspriser for samling
I henhold til nettstedet Principles of Accounting.com kan du bruke omsetningsforholdet for kundefordringer for å overvåke din inkasso. Forholdet viser antall ganger du var i stand til å konvertere kundefordringer til kontanter i regnskapsperioden. For å beregne kundefordelingsomsetningen din, del din netto kreditt-salg med ditt gjennomsnittlige netto kundefordringer. Den gjennomsnittlige netto kundefordringen er summen av netto kundefordringer i begynnelsen og slutten av perioden dividert med to. For eksempel, hvis ditt netto kreditt salg var $ 160.000, netto åpningskonto fordringer $ 8000 og netto avsluttende kundefordringer $ 10.000, så vil fordringsomsetningen din være $ 160, 000 / [$ 8000 + $ 10, 000 / 2] = $ 160, 000 / $ 9, 000 = 17, 8. Du bør kunne sammenligne denne figuren med tidligere regnskapsperioder for å måle hvorvidt du opprettholder ønsket track record i gjeldssamlingen din.
Forsiktigstiltak
Når du gir dine medisinske tjenester på kreditt, må målet ditt styres av målet om å bygge langsiktige relasjoner med kunder og å tiltrekke seg høytstående kunder, for eksempel bedriftskunder. Det er imidlertid like viktig å ta forsiktighetsforanstaltninger og skjerme kundene dine grundig før du tilbyr medisinske tjenester på kredittvilkår. Gjennomfør due diligence prosedyrer som å verifisere kreditt historier av potensielle kreditt kunder for å minimere sannsynligheten for å utvide kreditt til et stort antall defaulters. Videre blir det lettere å spore dine fordringer for din medisinske praksis når du har et pålitelig basseng av skyldnere.