Slik sporer du ferie og syketid

Hvis du tilbyr dine ansatte ferie og sykefravær, bør du utvikle en skriftlig selskapspolicy for å sikre at tiden blir brukt som beregnet. Retningslinjene bør omfatte hvordan ferie og syktid er påløpt, opptjeningsperioder og kvalifiseringskrav. Du trenger også et sporingssystem som gjør det mulig for deg eller dine ledere å planlegge ansattens avgang.

Bruk regnearket ditt

Å bruke et regneark for å spore ferie og sykdom er billig. Det kan være tidkrevende, da det er avhengig av manuell oppføring, men hvis du ikke har mange ansatte, bør dette alternativet fungere bra. For å lage en mal, opprett linjer for betalingsperioden start- og sluttdato øverst på siden. Skriv deretter kolonneoverskrifter for "Startbalanse", "Brukt" og "Sluttbalanse". Under det samme lager du en kolonneoverskrift for "Ansattes navn". I den samme rad, under Startbalanse, Brukt og Sluttbalanse, skriv separate underposisjoner for "Ferie" og "Syk." Skriv inn hver ansattes startbalanser under de respektive kolonnene. Hver betalingsperiode oppgir sin tid som er tatt under den tilhørende "Brukte" kolonnen. Skriv inn de riktige formlene slik at regnearket kan følge endringsbalansen.

Lønn og HR System

Du kan også overvåke ferie og syktid via lønn og personal programvare. Denne metoden er effektiv hvis du behandler lønnslisten eller administrerer dine menneskelige ressursfunksjoner internt i stedet for å outsource disse oppgaver. I dette tilfellet trenger du programvare som gjør det mulig for tid og oppmøte, lønnsprosess og menneskelige ressurser. Etter å ha behandlet og avsluttet lønnslisten for hver betalingsperiode oppdaterer systemet arbeidstakernes ferie- og sykejournaler. Du kan også generere og skrive ut tilpassede rapporter.

Time-Off Tracking Software

Hvis du ikke trenger å kjøpe lønn eller programvare for menneskelige ressurser, kan du vurdere å kjøpe et tidsbestemt sporingsprogram. Dette er et frittstående system som lar deg overvåke ferie og sykdom og generere og skrive ut tilpassede rapporter. Noen tidsavbruddssystemer har en selvbetjeningsportal, hvor ansatte raskt kan sende inn ferie- og sykefraværsforespørsler til sine ledere for godkjenning. Tilleggsfunksjoner kan inneholde en firmakatalog slik at ansatte kan finne hverandre og et program som lar ledere se ventende og godkjente permisjoner.

Spor for å lagre hodepine

Feil sporing kan føre til at ansatte pådra seg negative saldoer og blir betalt for tidsavbrudd som de ikke har. Det kan også føre til at ledere planlegger tiden feil, noe som kan forstyrre driftsflyten i avdelingen. Avhengig av statens lov eller selskapspolicy, må du kanskje utbetale ubrukt ferietid når en ansatt slutter. For å sikre riktig utbetaling, trenger du et pålitelig sporingssystem.

Anbefalt