Ideer for å starte et møte

Et forretningsmøte er en tid da folk deler ideer over et bestemt emne og prøver å utvikle løsninger på problemer. En av utfordringene er å finne måter å effektivt starte et møte. Hvert møte må ha en leder som har ansvaret for møtet. Styremannen må ta visse tiltak for å få møtet til riktig start.

Dagsorden

Minst to uker før møtet ditt er planlagt, sirkulere en agenda til hver deltaker. Dagboken skisserer møteplanen, emnene som skal dekkes og hvem som skal snakke. Hvis dagsordenen endres, send deretter et endringsmemo til deltakerne umiddelbart. Oppfordre deltakerne til å studere dagsordenen og forberede eventuelle spørsmål eller presentasjonsmateriale på forhånd for å lette et jevnt møte.

Starttid

Styremannen bør være på møteanlegget minst 10 minutter tidlig, hvis romplanlegging tillater det, å sette opp møtet og forberede utdelingsmateriale. Dagordningen gir en starttid for møtet, og et godt møte starter på planlagt tidspunkt. Et møte som er forsinket eller utsatt kan gi deltakerne følelsen av at emnet ikke er viktig. Noen deltakere endrer timeplanen deres for å gjøre møtet, så med tiden byr på et høyt nivå av profesjonell høflighet.

Grunnregler

Før møtet begynner, bør formannen raskt vurdere grunnregler for møtet. Styreformannen må anerkjenne andre for å tillate spørsmål og innspill. Alle som konsekvent snakker ut av sving eller avbryter møtet med utbrudd, blir bedt om å forlate møtet. Å dekke bakken reglene rett ved begynnelsen av møtet etablerer møtet decorum og bidrar til å flytte møtet raskt.

Anmeldelse

Hvis møtet er en i en vanlig serie, er det en god ide å gjennomgå minutter fra det foregående møtet før du begynner. Dette bidrar til å minne på deltakere i virksomheten som tidligere ble gjennomført, og eventuelle viktige kunngjøringer som ble gjort ved den siste samlingen. Dersom møtet ikke er en del av en serie, skal formannen starte møtet med et raskt sammendrag av formålet med møtet og hva deltakerne håper å oppnå i løpet av møtetiden.