Betydningen av en revisjonssti for journaloppføringer
Journalposter er, ifølge Journal of Accountancy, svært mottakelig for overstyring og svindel. Den hyppigste, sier Journal, er manuelle overstyringsoppføringer som involverer fiktiv eller for tidlig inntektsgenkjenning. Selv om det er innført interne kontroller for å forhindre svindelrelatert vesentlig feilinformasjon, finner enkelte ansatte muligheter for å komme seg rundt disse kontrollene. Revisjonslister opprettet som en del av en intern revisjon er viktige for å oppdage uoverensstemmelser i journalposter og for å identifisere enkeltpersoner eller personer involvert.
Transaksjonsrekonstruksjon
Et revisjonsspor er en historisk oversikt over de handlingene en person tok da de fullførte en finansiell transaksjon. Revisjonslister gir et middel til å rekonstruere hendelser som starter fra kildedokumentet, for eksempel en faktura, kvittering eller innkjøpsordre, frem til ferdigstillelse. På grunn av dette leverer de et annet lag av intern ansvarlighet. De er viktige når man ser på journalposter, fordi de i løpet av gjenoppbyggingen av transaksjonen tillater at revisorene identifiserer kilden til avvik eller feil i journalinnlegget.
Overholdelse av revisjonsstandarder
Revisjonsløyper er i samsvar med god revisjonsstandard, nærmere bestemt GAAS-nr. 99, Bedømmelse av svindel i en årsregnskapsrevisjon. Standardstandardene "revisor skal utforme prosedyrer for å teste hvorvidt journaloppføringene er registrert i hovedboken og andre justeringer." Som et eksempel rapporterer Journal of Accountancy en intern revisor på WorldCom - en fjerntliggende telefonleverandør - - opprettet en datamaskinbasert journalinngangskontrollspor for å avdekke en falsk oppføring på 500 millioner dollar. Oppdagelsen av flere falske transaksjoner og en rekke andre økonomiske uoverensstemmelser førte til at selskapet innleverte kapittel 11 konkurs i juli 2002.
Akseptabelt bevis
Ledelsen kan bruke journalsegistreringskontrollsporresultater som avdekker svindel eller annen ulovlig eller uetisk oppførsel som bevis i disiplinære tiltak. Interne disiplinære tiltak omfatter handlinger opp til og med oppsigelsesprosedyrer. Fordi et revisjonsspor er en objektiv representasjon av faktum, kan den også brukes eksternt, for eksempel i straffesaker. Revisor bruker også revisjonssporinformasjon som dokumentasjon ved utarbeidelse av en endelig revisjonsuttalelse.
Hvilke revisorer ser etter
Revisorer ser spesifikt på "hva", "hvem" og "når" når de skal opprette journalsporingskontrollstier. Den "hva" av en revisjonsspor inneholder sporingsoppføringer gjort til ikke-relaterte, uvanlige eller sjeldent brukte kontoer og oppføringer som konsekvent bruker runde tall eller samme sluttnummer. "Hvem" innebærer å sammenligne en liste over de autoriserte eller som vanligvis lager journaloppføringer mot enkeltpersoner som faktisk lager journalinnlegget eller oppføringene. "Når" innebærer å spore journaloppføringer enten før eller under utarbeidelsen av årsregnskapet som ikke har tilsvarende kontonumre, samt journalposter registrert ved rapportperiodens slutt eller som post-avsluttende oppføringer som inkluderer liten eller ingen forklaring.