Betydningen av organisasjonsstrukturen for et selskap

Organisasjonsstrukturen, ofte kalt organisasjonskartet når den legges ned på papir, er et viktig verktøy for toppledelse som skal brukes når planleggingen av personalet kreves for å drive selskapet effektivt og kostnadseffektivt. Forberedelse av diagrammet bidrar til å sikre at ingen nødvendige stillinger overses, og det er ingen avdelinger med overskuddspersonell.

Definere rapporteringsforhold

Organisasjonsstrukturen viser hver ansatt til hvem hun rapporterer, hvilke funksjonsområder hun er ansvarlig for, og som rapporterer til henne. Disse klare myndighetslinjer hindrer en slik forvirring som to veiledere som gir motstridende retninger til en ansatt. Noen selskaper har en mer kompleks struktur som inkluderer indirekte rapporteringsrelasjoner, ofte kalt stiplede linjelasjoner. Disse gjelder situasjoner der en ansatt grensesnitt til en veileder i en annen avdeling på en hyppig basis, og at veileder har fullmakt til å kreve et spesielt prosjekt fra den ansatte, for eksempel utarbeidelse av en finansiell rapport.

Optimalisering av ledelse

Organisasjonsstrukturen endrer form når selskapet utvider seg over tid; vanligvis er flere nivåer lagt til. I et oppstartsselskap med fem lagmedlemmer kan alle rapportere til bedriftseieren fra et praktisk synspunkt. Når en betydelig vekst i antall ansatte oppstår, endrer bedriftseieren strukturen og skaper ledelsesposter under ham som ansatte rapporterer. Dette sikrer at konsernsjefen ikke har for bredt spekter av ledelse - for mange mennesker rapporterer direkte til ham enn han effektivt kan føre tilsyn med.

Prosjektplanlegging

Bedrifter starter ofte prosjekter som krever deltakelse av flere avdelinger i organisasjonen. Toppledelsen bruker organisasjonsdiagrammet til å bryte det større prosjektet ned i mindre oppgaver og deretter velge de involverte personene i prosjektet og ansvarlig for gjennomføringen av hvert prosjektstrinn. Organisasjonsstrukturen viser hele spekteret av menneskelige ressurser tilgjengelig i hele selskapet.

Tilrettelegging av omorganisering

Bedrifter som møter tøffe økonomiske tider må kanskje redusere eller kutte personale for å spare personalkostnader. Toppledelsen må kjempe med det vanskelige spørsmålet om hvilke stillinger å eliminere. Utfordringen er å gjøre nødvendige kutt mens alle nøkkelfunksjonelle områdene i selskapet har tilstrekkelig bemanning for å møte viktige arbeidsfrister. Ved å studere organisasjonsstrukturskjemaet kan toppledelsen identifisere områder hvor disse kuttene kan gjøres. Omorganisering kan også gjennomføres for å forbedre operasjonell effektivitet og ikke som følge av økonomiske vanskeligheter. Et eksempel ville være å splitte av den finansielle planleggingsavdelingen fra regnskapsavdelingen fordi eier av selskapet ønsker at lederen av planleggingsavdelingen skal rapportere direkte til ham i stedet for regnskapsføreren.

Rettferdiggjørelse av personalet

Under den årlige budsjetteringsprosessen sender avdelingsansvarlig forespørsler om ekstra bemanning. Bildesynet som presenteres på organisasjonskartet gjør det mulig for en leder å vise bedriftseierens plikter og ansvar for hver stilling som rapporterer til ham, og hvorfor han mener at flere ansatte skal legges til hans avdeling.