Innføring av kontorprosedyrer

Hvis du anvender andre i din småbedrift, er det viktig å etablere et klart sett med kontorprosedyrer for deg og dine arbeidere å følge. Måten du velger å presentere prosedyrene, er opp til deg - du kan enkelt legge inn dem på et oppslagstavle eller lage en liten kontorhåndbok for å distribuere til alle. Din liste over prosedyrer kan vokse veldig lenge, men det er noen viktige punkter du kan bruke til å komme i gang.

Arbeidssikkerhet og sikkerhet

Hver medarbeider trenger å vite hvor nødutgangene, førstehjelpssettene, brannslukkerne og andre sikkerhetsverktøy er, samt evakueringsprosedyrer. Dette settet med prosedyrer blir enda bedre når du driver en liten bedrift på en fabrikk, på en byggeplass eller på et annet potensielt farlig arbeidssted. Det er også viktig å instruere ansatte på sikkerhetsprosedyrer på kontoret. Pass på at du legger inn en liste over nødtelefonnumre, opprett et rapporteringssystem for hendelser og trene ansatte på hvordan du håndterer potensielle konfrontasjoner eller trusler. Forklar dørpolitikken på kontoret. For eksempel bør ansatte ikke åpne åpen dører eller tillate fremmede inn i arbeidsbygget.

Leveringsbestilling

Hver ansatt bør ha fullstendig informasjon om dine standardleverandører for ulike behov hos selskapet og kjennskap til prosessen med å generere innkjøpsordrer.

Fakturabehandling

Når leverandørene sender fakturaer til selskapets kontoutbetalingsavdeling, bør du ha en enkel prosedyre for å verifisere disse fakturaene og sende inn betaling på tid. For eksempel, før du skjærer en sjekk, er det viktig å forsikre deg om at alle varene ble mottatt i arbeidstilstand og å sende inn eventuell avkastning for å motta kreditt. Denne prosedyren kan bare gjelde for noen av dine ansatte som er autorisert til å behandle utbetalinger.

Kundeservice

Sørg for å skissere kundeservice prosedyrer. Dette inkluderer alt fra hvordan du svarer på telefonen (på den første ring) til hvordan du skal håndtere en vanskelig kunde som ringer virksomheten din. Hvis dine ansatte må håndtere samtaler eller besøk fra kunder, bør du vurdere å lage et skript for disse arbeidstakere å følge for å følge listen over kundeserviceprosedyrer.

Anbefalt