Notat når du ber om tilbakemelding fra ansatte

Fra å lære hvordan nye kontorpolitikker jobber med å be om hard data om kunder og salg, har småbedriftseiere mange grunner til å få tilbakemelding fra sine ansatte. En av de mest effektive måtene å be om denne innspillingen er ved å sende et massememo til de berørte ansatte. Enten du sender notatet via e-post eller hard copy, må du sørge for at den er formatert riktig og formulert effektivt for å øke sannsynligheten for å få informasjonen du trenger når du trenger den.

Overskrift

Alle formelle forretningsmemoer begynner med en overskrift som inneholder hvem notatet er til, hvem det er fra, datoen og emnet. For å formatere overskriften, gi hver av disse elementene sin egen linje, justert til venstre på papiret eller delen av e-posten. Kapitaliser det første bokstaven til hvert element, legg til et kolon og et mellomrom, og skriv riktig informasjon. En overskrift formatert for å skille seg ut fra resten av notatet gjør det mulig for ansatte å enkelt finne notatet på et senere tidspunkt hvis det er arkivert, kan fortelle dem hvem som har mottatt det, og nivået av betydning å knytte til innholdet, basert på på avsenderen. En emnelinje i et notat sendt via e-post, tjener samme formål, samt oppfordrer den ansatte til å åpne e-posten for å lese innholdet.

Innhold

Etter overskriften, begynn med et avsnitt som oppsummerer innholdet i notatet. Du får bedre sjanse til å få tilbakemeldingen du ber om hvis du ber om det i første linje. Resten av notatet ditt kan forklare hvorfor du trenger informasjonen eller hva du skal gjøre med det, men sørg for at ansatte vet at de faktisk blir bedt om å gjøre noe i første setning i notatet. Når de vet at handling er nødvendig, er de mer sannsynlig å lese resten av notatet nøye. I de følgende avsnittene, oppgi nøyaktig men konsistent når og hvordan informasjonen skal leveres til deg. For eksempel vil du at dine ansatte skal svare på e-posten din, forberede en rapport eller å levere informasjonen personlig?

Lengde og format

Notatet skal være kort og utformet slik at det lett kan leses raskt. En lang tekstblokk kan kasseres - selv om den er fra sjefen. Bryt innholdet i to til tre korte avsnitt, alt rettet mot venstre, og bruk dristige overskrifter til å merke punkter. For eksempel kan du bruke overskrifter som "nødvendig informasjon", "forfallsdato" og "rapporteringsmetoder". Dette gjør det lettere for ansatte å finne spesifikk informasjon - som hvor de skal sende tilbakemelding - når de gjennomgår notatet på et senere tidspunkt.

Stil

Ifølge University of Northern Iowa er et notat "mindre formelt enn et brev, men skal fortsatt skrives i en forretningsmessig tone." Vedta en tone som etterligner din person som selskapets leder. Skriv for eksempel notatet i en respektfull og vennlig stemme som fremdeles vekker din autoritet som bedriftseier. Vær høflig, men gjør det klart at du forventer at dine ansatte skal gi den informasjonen du ber om.