Hvilke interne kontrollfunksjoner eksisterer i småpenger?
Små penger er et system for å holde oversikt over små, tilfeldige forretningskjøp som lett kan glemmes og etterlates uoppført i bokføringssystemet. Småskudd er også nyttig når du betaler for gjenstander når sjekker eller kredittkort, som gir mer av et papirspor, ikke passer. Disse transaksjonene inkluderer kjøp fra gateleverandører eller gebyrer for parkeringsmålere. Et fungerende småkassesystem inkluderer interne kontroller for å sikre at alle transaksjoner registreres og at kjøpsbeløpet avstemmes med summen som gjenstår i fondet.
Petty Cash Log
En liten penger er en notisbok eller et stykke papir som en bedrift beholder i sin småkapitalfond for å registrere inntekter og inntekter i fondet. Bruk din liten cash log til å liste hvert kjøp du lager ved hjelp av små penger midler og hver sum du legger til å fylle opp fondet. Ta med datoen for transaksjonen og leverandøren, og beregne summen av små penger ved å legge til eller trekke fra det aktuelle beløpet.
Forsoning
Forson din småkapitalfond ved å telle beløpet i boksen og verifisere at summen som er oppført i loggen, samsvarer med summen du har på hånden. Utfør denne forsoning med jevne mellomrom, for eksempel ukentlig eller månedlig, avhengig av hvor ofte du bruker småbeholdningsfondet. Hvis mindre penger ikke samsvarer med summen du har registrert, må du sjekke matematikken eller opprette mer forsiktige protokoller for å avgjøre hvem som har vanlig tilgang til fondet.
Bokføring Grensesnitt
Ditt små innskuddssystem bør integreres med det generelle bokføringssystemet for å holde en intern kontroll over måten pengene flyter i virksomheten din. Betal en forretningskontroll hver gang du fyller på fondet for å dokumentere overføring av midler fra din generelle bankkonto til småkassefondet. Oppgi periodisk inn hvert av utgiftene i småkasseloggen din i den generelle bokføringsboksen og allokere den til riktig konto, for eksempel materialer eller rekvisita.
Låser boksen
En liten pengefond er en boks med penger. Avhengig av størrelsen på dine ansatte og bedriftskulturen, kan du velge å implementere en intern kontroll ved å låse boksen og bare gi tilgang til et begrenset antall individer. Du kan bestemme deg for å ta dette trinnet hvis beløpene i fondet ditt ikke samsvarer med den totale summen i loggen din, selv om alle beregningene er riktige.