Regnskapsføringsretningslinjer for kontoer betales og utbetalinger
Regnskapssystemer og regnskapsførere må følge et sett med prinsipper kalt generelle aksepterte regnskapsprinsipper, ofte referert til som GAAP. Disse prinsippene definerer måten visse transaksjoner gjennomgår behandling og rapportering på selskapets finansielle rapporter. I tillegg til disse prinsippene fastsetter regnskapsavdelingene retningslinjer og prosedyrer som beskriver retningslinjene for håndtering av alle regnskapstransaksjoner, herunder den ansvarlige avdelingen som har ansvar for utbetalinger utenfor lønnslisten. Selv om selskapene kan variere i de faktiske trinnene som utføres, følger de fleste et grunnleggende sett med felles retningslinjer.
Leverandørkvalifisering
Leverandører som leverer tjenester til et selskap gjennomgår vanligvis en kvalifikasjonsprosess som innebærer godkjenning for å jobbe med selskapet. En kritisk komponent i denne prosessen inkluderer leverandøren som sender innmeldingsskjema W-9. Dette skjemaet identifiserer leverandørens korrekte faktureringsnavn, selskapsstatus, adresse og gir personnummer, arbeidsgiveridentifikasjonsnummer eller skattebetalers identifikasjonsnummer for kontoserviceavdelingen som ble brukt i Form 1099-rapportering ved årsskiftet.
Ansatteutgifter
Ansatte må følge et strengt sett med prosedyrer for å få refundering for utgiftene sine. Dette inkluderer kilometerlogger for refusjon, sendt inn på en intern regnskapsrapport levert av regnskapsavdelingen, kvitteringer for autoriserte kjøp og underskrift av arbeidstakerens veileder som indikerer godkjenning for refusjon. Leverandørgjeld sikrer at alle krav er oppfylt før koding av disse kostnadsrefusjonene for betaling.
Kostnadskoding
Alle fakturaer og betalingsanmodninger som gjøres gjennom kontoutbetalingsavdelingen, må ha den riktige kostnadskoden som er knyttet til dokumentet. Noen selskaper stempler bare dokumentet som angir felt for å legge til kostnadskoder, mens andre bruker en egen skjema knyttet til varen for betaling. Betalingspersonen eller den aktuelle regnskapsføreren vurderer varen for betaling, sikrer at dokumentene møter betalingskvalifikasjonen og bruker skjemaet til å kode dokumentet til de riktige kontoene. Dette inkluderer også en signatur eller initialer til personen som godkjenner varen for betaling og regnskapsavdelingens betalingsgodkjenning.
Dataregistrering
Den betalende person innfører poster for betaling i regnskapsmessig betalingsmodul i regnskapssystemet. Noen ganger må den betalingsmottakeren sende inn disse i batchene og regne med summen som er oppgitt for batchen sammen med det tildelte batchnummeret, avhengig av selskapets interne prosesser. Hun går inn i batchdataene i en egen logg og notater på kupongen eller i riktig felt datoen elementet ble lagt inn i systemet for betaling sammen med hennes initialer. Etter oppføring blir varene arkivert i en suspensivfil i henhold til vilkårene for betaling.
Sjekk produksjon
Etter å ha opprettet en rapport gjennomgått og godkjent av regnskapsføreren for elementer som krever betaling, skriver utbetalingsansvarlig utskriftene. Fakturaer matches til de trykte kontrollene, festet med et papirklipp som sikkerhetskopi og leveres til regnskapsføreren for endelig gjennomgang og godkjenning. Regnskapsføreren sammenligner kontrollene mot vedlagte dokumentasjon for å sikre at alt stemmer overens, og legger deretter til godkjenningens initialer. Tvilsomme ting blir sparket tilbake til det er løst. Godkjente elementer sendes til den autoriserte til å signere kontrollene.