Fordelene og ulemper ved å bruke talepost i din bedrift
Voicemail, som andre kommunikasjonsteknologier, kan være en velsignelse for produktivitet eller et ineffektivitetssenter for en bedrift. Det er nesten ingen tvil om at du vil ønske å bruke talepost på noen måter - med mindre din virksomhet eliminerer telefonene helt - men riktig bruk av talepost vil avgjøre dens brukbarhet.
Historie
Voicemail-systemer begynte som erstatning for tidligere analoge telefonsvarer, men utviklet mange nye funksjoner over tid på grunn av deres digitale lagring av meldinger. Voicemail-systemer kan nå brukes til å rute samtaler og meldinger til den riktige mottakeren, eller koble telefoner til andre teknologier, for eksempel e-post og hjelpesystemer. Voicemail har blitt allestedsnærværende og forventet resultat når du ringer en ubesvart telefon.
Betydning
Voicemail-systemer tillater bedrifter å rute telefonsamtaler effektivt - men kundene dine ser kanskje ikke effektivitet på samme måte som virksomheten din gjør. Når kunden din må bruke tid på å navigere i telefonsvareren, får du bare beskjed om at hun vil motta en samtale "så snart som mulig", meldingen er sendt ut slik at arbeidstakernes tid er mer verdifull enn kundene dine. På den annen side er telefonsvarer systemer langt billigere enn arbeidet som er nødvendig for å sikre at alle innkommende anrop blir besvart av et menneske.
Egenskaper
Fra og med 2010 tilbyr moderne telefonsvarer system teknologiske fremskritt, inkludert talegjenkjennelse, automatisk språkoversettelse og innkommende anropsruting basert på tidligere historie med det telefonnummeret. Bruk bare disse teknologiene når det er attraktivt for kundene dine å gjøre det.
betraktninger
Bestem mengden innkommende anropsvolum du forventer fra en markedsførings- eller salgsoppgave bedriften din forplikter seg til, og hvilken umiddelbar presentasjon bør tilbys til kunden når han ringer. Når et innkommende anrop sannsynligvis vil være kunde klar til å kjøpe, bør en selger håndtere disse anropene for å unngå å miste salg. Et lignende argument gjelder for innkommende støtteanrop for tidligere salg, da ditt fremtidige forhold til kunden kan være på spill.
fordeler
Et godt implementert talepostsystem kan gi fordeler til kunden og virksomheten. Kunder bør ha mulighet til å legge igjen en melding når som helst, i stedet for å vente på vent eller bli tvunget til å navigere i systemet. Dette viser en respekt for verdien av tiden sin - forutsatt at selvfølgelig deres melding kommer til den rette personen uansett, og mottar et raskt svar. Med denne effektiviteten kan du redusere dine utgifter mens du opprettholder kundetilfredshet.