Slik monterer du en prosjektstyringsplan
Et prosjekt er en tidsbegrenset samling av aktiviteter som har et overordnet formål. Prosjektledelse bringer sammen de menneskene og ressursene som kreves for å fullføre arbeidet i tide og på tidsplan. Før prosjektledelsen kan begynne arbeid, må selskapet sette sammen en prosjektstyringsplan. Prosjektplaner er spesielt viktige for små bedrifter fordi de må planlegge forsiktig med begrensede ressurser. Prosjektstyringsplanen definerer hva prosjektet skal utføre, og hvordan de ansatte skal utføre arbeidet.
Hensikt
Bedrifter gjennomfører prosjekter for å løse bestemte problemer. En prosjektstyringsplan identifiserer problemet tydelig og beskriver hva prosjektet skal gjøre for å løse problemet. Denne delen av prosjektplanen definerer hva som utgjør et gjennomført prosjekt og kriteriene for suksess.
omfang
En prosjektstyringsplan beskriver prosjektets omfang. Omfanget beskriver hva som inngår i prosjektet og utelukker spesifikt arbeid som enten ikke vil bli gjort eller er en del av andre tiltak. Definere prosjektets omfang påvirker budsjettet og tidsplanen fordi prosjektplanen vanligvis beskriver både basert på omfanget.
leveransen
En sentral del av prosjektstyringsplanen er en liste over leveranser. Dette er spesifikke elementer som, når de leveres som angitt i prosjektplanen, betyr at prosjektet har oppfylt sine forpliktelser. Prosjektplanen spesifiserer typisk hvordan elementene må leveres og til hvem. Den beskriver en aksepteringsprosedyre, og krever ofte en autorisert signatur for verifisering av akseptet.
Rute
Mens en detaljert tidsplan er en del av prosjektledelsen, inneholder prosjektplanen normalt en forventet startdato, planlagt sluttdato og flere milepæler. Prosjektplanen lar bedriftens ledelse fortsette med selskapsplanlegging i påvente av en løsning på det målrettede problemet.
ressurser
Prosjektstyringsplanen definerer de ressurser som selskapet vil tildele til prosjektet. Dette inkluderer personell å utføre arbeidet og selskapets utstyr og fasiliteter, om nødvendig. Planlegg detaljer når ressursene vil være tilgjengelige og for hvilken tidsperiode.
Budsjett
Et samlet budsjett er en sentral del av prosjektstyringsplanen. Mens prosjektledelsen forbereder et detaljert budsjett med kostnader for utstyr, timearbeid og underleverandører, gir prosjektplanen de beløpene selskapet vil investere i prosjektet. Et slikt budsjett inkluderer en kontantstrøm som gjør at selskapet kan planlegge utgifter.
Ledelse
Til slutt setter selskapet folk som har ansvaret for prosjektet. Prosjektplanen heter vanligvis prosjektledelsen og tildeler ansvar. Laget vurderer prosjektstyringsplanen for å sikre at de ulike aspektene er realistiske, og at teamet føler seg trygg på at de vil kunne implementere det.