Hvor viktig er kommunikasjonsplaner for prosjektledere?

Kommunikasjon spiller en viktig rolle i å holde et prosjekt på oppgaven. Prosjektlederen er ansvarlig for å lede alle aspekter av prosjektet, inkludert kommunikasjonsplanen. Spesifikasjonene for kommunikasjon, inkludert metode og frekvens, varierer avhengig av prosjektets behov. Å forstå formålet med prosjektkommunikasjonsplanen hjelper en leder til å realisere planens mål.

forventninger

Prosjektkommunikasjonsplanen setter standarder for hvordan og når kommunikasjon foregår. Som prosjektleder vil du sette tonen for all kommunikasjon om prosjektet. Dette gjør det mulig å opprettholde kontrollen over prosjektet og sikre at alle interessenter får den nødvendige informasjonen. Angi standarder for hvordan deltakere kommuniserer, inkludert e-post, møter, telefonsamtaler og notater. For vanlig kommunikasjon som møter er timing en annen vurdering. Planlegg ukentlige prosjektmøter for å holde deltakerne oppdatert på fremdriften.

Konsistens

En solid kommunikasjonsplan øker konsistensen av hvordan prosjektet håndteres. Deltakerne som følger planen, bør kommunisere konsekvent med hverandre. Du må også sørge for at alle interessenter har samme informasjon om prosjektets krav og endringer. Hvis noen interessenter ikke blir informert om endringer, risikerer du feil eller forsinkelser i prosjektarbeidet.

Produktivitet

Regelmessig kommunikasjon gjør det mulig for de ansatte som arbeider med prosjektet å forbli produktive. Når de holdes i løkken på prosjektet hendelser, vil ansatte føle seg mer komfortable med sine plikter. De er utstyrt med nødvendig informasjon for å fortsette å arbeide i stedet for å stoppe ofte for å finne ut informasjon de mangler. Medarbeiderne er også bedre i stand til å jobbe sammen med riktig kommunikasjon, noe som muliggjør samarbeid og effektiv ytelse på prosjektet.

Utfall

En kommunikasjonsplan gjør det mulig for deg som prosjektleder å lede laget til ønsket prosjektutbytte. Uten riktig kommunikasjon med alle interessenter, kan du mislykkes i å oppfylle kravene til prosjektet. Du trenger tydelig kommunikasjon fra interessentene for å finne ut nøyaktig hva de vil og trenger fra prosjektet. For eksempel, hvis du utvikler et program for en tredjepart, er vanlig kommunikasjon med tredjepart avgjørende for å finne ut nøyaktig hvordan de vil at programvaren skal fungere. Fortsatt kommunikasjon sikrer at sluttproduktet oppfyller forventningene når det leveres.