Slik sporer du en kundeserviceforespørsel

Som småbedriftseier er kundene dine kjernen i bedriften din. Uten dem er suksess unnvikende. Når kundene dine gjør en forespørsel, forventer de at du skal oppfylle det så godt som mulig. Tjenestebegrensninger kommer i forskjellige former, for eksempel å kjøpe materielle varer, å få kontrakt om å utføre en tjeneste, eller å klage om dine produkter eller tjenester. For å hjelpe kundene med effektiv service, utvikle et system som lar deg spore deres forespørsler.

1.

Opprett individuelle filer på datamaskinens harddisk for hver av dine kunder. For eksempel, lage en mappe på C-stasjonen din og merk det "Gjeldende tjenestespørsmål." I denne mappen, opprett filer for hver av dine kunder og merk dem etter respektive kundenavn. Lag en annen mappe på C-stasjonen og merk det "Lukkede Serviceanmodninger." Lag individuelle filer for hver av dine kunder i mappen "Lukket".

2.

Utvikle en forespørselsmal via et regneark eller tekstbehandlingsprogram. Skriv "Service Request" i fet skrift, sentrert på tvers av siden. Et par mellomrom nede til venstre for siden inkluderer firmaets navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Sett kundens data til høyre. Dette inkluderer kundenavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

3.

Opprett de nødvendige kolonnene, under overskriften, og tilordne overskrifter som vedrører serviceforespørselen. For eksempel kan overskrifter lese: "Request Date", "Request Made By" og "Description." Opprett god plass til «Beskrivelse» -kolonnen, så detaljert informasjon kan skrives inn etter behov.

4.

Tegn en kommentarfelt nederst på siden, mot venstre. I «Kommentarer» angir du tilleggsinformasjon om forespørselen, for eksempel hvordan den skal styres og estimert tidslinje. Nederst til høyre på siden tegner du en linje og skriver "Godkjent av" under den for den personen som tar anmodningen om å Skriv navnet hans. Under den linjen, lage en annen linje og skriv "Fullført dato".

5.

Lagre forespørselen i "Current Service Requests" -mappen under riktig filnavn. Når forespørselen er håndtert, kontakt kunden for å se om hun er fornøyd. I så fall angir du den fullførte datoen på serviceforespørselen og lagrer dokumentet under mappen "Lukkede forespørsler" i den respektive filen. For sikkerhetskopiering og for å øke påliteligheten til arkiveringssystemet, opprett to papirkopier, en for "Gjeldende tjenesteforespørsler" og den andre for "Lukkede Serviceforespørsler." Ordne hvert papirdokument alfabetisk i den respektive mappen.

Tips

• Oppdater serviceforespørselen for å vise alle kontakter som skjer med kunden før du fullfører den.
• Gjør forespørselen så detaljert som mulig, slik at du enkelt kan se problemet ved hånden og arbeide for å løse det. Dette kommer også til nytte når det skal løses kundekvoter. Å ha riktige notater bidrar til å fjerne misforståelser og for å forhindre feilkommunikasjon.
• Hvis du har en betydelig kundebase, bør du vurdere å kjøpe serviceforespørselsprogramvare for å øke støttenes effektivitet. Basert på inngåtte data, gjør programvaren deg i stand til å administrere og spore forespørsler, tidsplaner og status.