Hva kan et Office Supply Tracking System gjøre for din bedrift?
Verdien av et kontorforsyningssporingssystem avhenger av størrelsen på bedriften din og budsjettet for kontorrekvisita. Men selv et lite kontor kan dra nytte av å holde styr på kontorrekvisita på en ordnet måte. Enten det er gjort ved hjelp av et regneark eller gjennom dedikerte maskinvare- og programvareløsninger, kan sporing av forsyninger spare deg for penger og bidra til å forebygge nødsituasjoner.
Office Supply Tracking
Normalt tildeler bedrifter dedikert lagringsplass for kontorrekvisita. På sitt enkleste er plassen et kontor- eller forsyningsskap. Leveringssporing krever at du lager dine forsyninger ofte og holder oversikt over hvilke materialer du har på hånden eller på bestilling. Små bedrifter kan oppnå dette med skriftlige eller elektroniske regneark. Et steg opp er bruken av en bærbar strekkodeleser for å registrere gjeldende lagernivåer og overføre informasjonen til programvaresystemer. Disse systemene kan være dedikert til sporing av kontorleveranser eller kan integreres med regnskapsprogramvaren. Bedrifter gir vanligvis en eller flere personer til å være ansvarlig for å administrere kontorrekvisita.
Kostnadsbesparelser
Leveringssporing kan spare penger ved å hjelpe deg med å forhindre overbestilling og å kontrollere krymping. Uforskudte selskaper som ikke sporer forsyninger, kjøper ofte flere forsyninger enn de trenger fordi de ikke vil løpe ut. Overbestilling forsyninger spiser inn i selskapets arbeidskapital og binder opp penger som kan bli bedre brukt andre steder. Å ha for mange forsyninger på hånden tar opp ekstra lagringsplass og kan friste ansatte som vet at virksomheten ikke sporer forsyninger. Ifølge en Harris Interactive poll fra 2006, innrømmer 58 prosent av kontorarbeidere å stjele kontorrekvisita. Overbestilling skaper også unødvendige tilleggskostnader knyttet til innkjøp, frakt og utpakking. Når det er integrert med innkjøpssystemet, kan leveringssporing hjelpe deg med å avdekke problemer med bestemte leverandører, for eksempel korte eller forsinkede forsendelser.
Muligheter koster
En virksomhet som ikke sporer kontorrekvisita er utsatt for utslag. Mangel på papirclips kan ikke være så ille, men antar at du går tom for blekkpatroner i midten av å lage tidssensitive dokumenter, for eksempel salgsforslag. Den bortkastede tiden som er involvert i å kjøre til butikken - forutsatt at virksomheten din er nær en åpen butikk - er en mulighetskostnad. En større mulighetskostnad oppstår hvis du savner en frist fordi du manglet kritiske forsyninger. Hvis du for eksempel må sende inn et trykt bud for en konkurransekontrakt, kan mangelen på blekk eller riktig papir forhindre endringer i siste øyeblikk, muligens undergrave suksessen. Leveringssporing kan spare disse mulighetskostnadene ved å hjelpe deg med å sikre at du ikke går tom for kritiske forsyninger.
Skalaøkonomier
Ved å vite prisene på forsyningsutnyttelse, kan du forutsi dine innkjøpsbehov og bruke denne informasjonen til å plassere bulkbestillinger. Kostnaden for å ha en stor mengde visse forsyninger på hånden, kan kompenseres av salgsrabatter og reduserte eller gratis fraktkostnader for store bulkbestillinger. Du kan til og med bli med andre lokale bedrifter og danne en kjøpegruppe for å øke kjøpsvolumet og de resulterende rabatter. Bare ved å spore kontorrekvisita og kjenne dine bruksbehov kan du sikre at store bestillinger gir økonomisk mening.
Disiplin
En immateriell, men ekte fordel av forsyningssporing er meldingen den sender: Virksomheten er kostnadsbevisst og disiplinert. Haphazard styring av kontorrekvisita kan være symptomatisk av langt mer alvorlige problemer i en organisasjon. Det er vanskelig å oppmuntre effektiviteten blant dine arbeidere uten å sette eksemplet på effektiv kontorforvaltning. Hvis du er dedikert til å ansette "best practices" i alle aspekter av virksomheten din, vil din sporing av kontorsporing gjenspeile dette engasjementet og gi en objektlesning til dine ansatte om din ledelsesfilosofi.