Hva er viktig å huske på når du skriver et forretningsbrev?
Et følgebrev, et svar på en kundeforespørsel og et samlingsbrev som ber om umiddelbar betaling, er eksempler på bokstaver som skal følge et forretningsformat. Selv om forretningsbrev ikke er svært vanskelig å skrive, er de vesentlig forskjellig fra et faglig eller personlig brev. Å være oppmerksom på grunnleggende men likevel viktige forretningsbrevskonsepter kan gjøre korrespondansen din mer profesjonell og effektiv.
Business Writing Perspective
Å holde forventningene, målene, situasjonene og behovene til leseren eller leserne i tankene er av største betydning. Av denne grunn bør et forretningsbrev ikke bare ta en leser-sentrert tilnærming, men også være retorisk oppmerksom. Bevissthet refererer til å tenke først og fremst om leserne dine, hva de forventer å komme ut av kommunikasjonen og hva du trenger inkludert i brevets kropp for å møte leserens forventninger. Deretter må du kontrollere at informasjonen du oppgir, er både brukbar og lettforståelig.
Legg vekt på det positive
De fleste lesere, uansett hvilken type brev, vil svare mer positivt til positive enn negative verbier. På grunn av dette er fokus på positiv verbiage viktig, uavhengig av om et forretningsbrev presenterer positiv eller negativ informasjon. Prøv å unngå å bruke ord med negative konnotasjoner, inkludert ord som ikke, nekte, dessverre og feil. Når du skriver et samlingsbrev, for eksempel, begynner du å takke personen for å være kunde. Fortsett med verbiage at, innenfor rammene av bedriftens kredittpolitikk, lar kunden vite at mens hans eller hennes konto er krenkende eller en betaling er forfalt, er du villig til å jobbe med kunden for å finne en gjensidig tilfredsstillende løsning.
Kort, Kort og Enkel
Kort, kortfattet og enkel er tre viktige ord å huske på når du skriver forretningsbrev. Tiden er penger i næringslivet, og hvis brevet ditt er langt og trukket ut, er det en sjanse at leseren kan legge brevet til side. Hvis dette skjer, vil det enten bli lest på en mye senere dato eller muligens aldri lest. Gå til poenget og prøv å skrive et forretningsbrev med de minste ordene som er mulige. En generell retningslinje er å holde forretningsbrev til en enkelt skrivet side.
Bevis, Rediger og Les
Send aldri et forretningsbrev uten først å prøve det for staving og grammatikkfeil. Legg også til brevet for lange ord, teknisk sjargong, forvirrende tanker eller setninger og typografiske feil. Les det høyt eller spør en kollega å lese den for å få en følelse av hvordan det høres til leseren. Hvis du må modifisere eller redigere brevet på noen måte, prøv, skriv gjennom og les brevet høyt en gang før du sender det.